Adjoint Administratif Chargé de l'État Civil des Affaires Sociales et Scolaires - Jaux H/F

Détail du poste Adjoint administratif en charge de l'état civil, des affaires scolaires et sociales 1. Affaires scolaires et périscolaires : - Gestion des dossiers d'inscriptions cantine, périscolaire, centre de loisirs - Préparation des plannings de fréquentation, facturations et gestion des impayés - Commande des repas auprès du fournisseur - Traitement des demandes par mail - Inscriptions scolaires - Préparation de l'arbre de noël - Attestation fiscale pour les parents (périscolaire et accueil de loisirs) - Déclaration des présences auprès de la CAF - Utilisation du logiciel PARASCOL, base d'élèves et du logiciel portail famille - Régisseuse 2.Etat civil : - attestation d'accueil - Gestion des dossiers de mariage, décès, parrainage civil, noces d'or ou reconnaissances avant naissance, après naissance (logiciel horizon) - Gestion des dossiers de demande de PACS, dissolutions et de modifications - Changements de prénoms et noms - Suivi mention mariage, décès, répertoire civil... - Gestion du cimetière - Demandes d'actes d'état civil - Jugement de divorce - Demande de rectification auprès du TGI - Gestion des affaires militaires (recensement des jeunes et envoi par PECOTO de la liste au BSN de Creil) - Suivi des attestations d'accueil - Etablissement des demandes de livret de famille - Cartes de félicitations et de condoléances - Gestion des demandes sur HUBEE 3. Affaires sociales : - Gestion des dossiers relevant des affaires sociales (COTOREP, demande d'aide alimentaire ...) - Gestion des dossiers de demande de logements en concertation avec l'adjointe chargée des affaires sociales - Gestion de l'agenda de l'élu chargé des affaires sociales - Traitement des décisions prises par le CCAS (information des administrés et des organismes) 4. Bulletins municipaux : envoi des bulletins municipaux aux personnes extérieures de la commune (élus) 5. Accueil et standard 6. Polyvalence sur les autres postes en cas d'absence des agents (Elections (présence possible au dépouillement), Urbanisme, Affaires commerciales, voirie, gestion de salles et associations, comptabilité ...) Le profil recherché Compétences professionnelles et techniques (savoir-faire) :-Savoir planifier son travail et gérer les priorités-Respecter les délais réglementaires-Qualités rédactionnelles requises-Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...) et des NTIC-Fonctionnement du standard téléphonique-Technique d'accueil, de communication et de régulation-Technique de médiation et de négociation-Technique de secrétariat (prise de note...)-Technique de recherche d'information-Technique de gestion de planning-Technique de classementSavoirs être :- Discrétion/ Secret professionnel- Qualités relationnelles- Goût du travail en équipe- Sens de la communication et de l'organisation- Méthode et rigueur- Disponibilité, dynamisme et réactivité- Autonomie- Capacité d'adaptation, d'écoute et de compréhensionFormationBac +2 Parfaite maîtrise de l'outil informatique Connaissances de l'environnement territorialConnaissances en état civilConnaissance du logiciel Parascol serait un plusModalités d'exercice :Travail de bureau Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivitéTechnologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, logiciels métier.Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public