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Agent administratif / Agente administrative (H/F)

C.J.B IMMOBILIER·BAPAUMECDD - 6 Mois

Salaire non indiqué

Résumé Vox

Gestion administrative: Réception, tri et archivage des courriers, gestion des factures, comptes rendus, commandes et encaissements liés à la copropriété.
Accueil et suivi clients: Accueil du public, gestion des dossiers de location avec logiciel SPI, encaissement des loyers, transmission des dossiers à Magalie.
Activités secondaires: Gestion du prêt de camion, publications Facebook, suivi des publicités, gestion des agendas de visites.
Compétences requises: Maîtrise des logiciels Cosmo et SPI, organisation, autonomie, discrétion, adaptabilité, rigueur, communication écrite et téléphonique.
Conditions et avantages: Poste ouvert à l'apprentissage, agence ouverte du lundi après-midi au samedi, mercredi en repos, respect des horaires, esprit d'équipe.

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Description du poste

MISSIONS : Activités principales : 1. Administratif : - Réceptionner les courriers, les e-mails et les appels téléphoniques, - Prendre les messages, les dispatcher et relancer, Demande de dossier, problèmes locataires, renseignements locations. - Affranchir et déposer les courriers, - Classer des documents divers et archiver, - Effectuer les comptes rendus de réunion - Commander les fournitures - Encaisser les copropriétés et payer les factures (eau, électricité) - Editer les bons de commissions 2. Accueil clients : - Accueillir le public - Etablir un diagnostic du besoin pour mieux réorienter - Donner les clés aux clients si demande des autres services - Création des fichiers clients pour la location : Utilisation du logiciel SPI Récupérer et enregistrer les documents nécessaires (Assurance, SEPA, fiches de paie.) - Transférer pour validation les dossiers de location à Magalie - Encaissement des loyers (chèques, CB et espèces) Mise sous enveloppe avec le montant du loyer encaissé ( espèces) Transmission à Magalie 3. Suivi des clients : - Proposer des nouvelles locations Utilisation Cosmo - Positionner les dates de visites (optimiser les agendas) - Gérer les écrans dynamiques - Suivre les publicités Sud Artois Activités secondaires : - Gérer le prêt du camion ( contrat de prêt, état des lieux, récupérer le cheque de caution et le permis de conduire de l'emprunteur ) - Faire les publications Facebook COMPETENCES / SAVOIR ETRE : Maîtriser les logiciels cosmo et SPI et COSMO Avoir un esprit d'organisation et de synthèse, Être l'image de l'entreprise auprès des clients (sourire), Être Autonome, Avoir le sens de la discrétion, de la hiérarchie, Savoir s'adapter, Avoir l'appétence d'évoluer et d'apprendre, Être polyvalent et rigoureux, Respecter les horaires, Participer à la bonne ambiance de l'entreprise (esprit d'équipe, communication), Maîtriser la rédaction, la communication téléphonique. Agence ouverte du lundi après-midi au samedi, mercredi en repos. Poste ouvert à l'apprentissage.