Agent administratif service scolarité ENIB (H/F)

1. Description de l'emploi et missions La personne recrutée intégrera le service scolarité-relations entreprises de l'ENIB, en charge des actes administratifs et pédagogiques liés au cursus et à la vie étudiante. Elle assurera principalement la gestion administrative des actes relatifs aux périodes de formation en entreprise (stages et contrats de professionnalisation). Elle contribuera également à l'alimentation des indicateurs sur ce périmètre. Activités principales : - Contribuer à la gestion administrative et organisationnelle du service sur le périmètre des relations entreprises - Accueillir les usagers (accueil présentiel) - Assurer l'accueil téléphonique du service (renseigner, prendre les messages et réorienter les appels) - Assurer le traitement quotidien, en lien avec d'autres agents, des mails de la messagerie du périmètre entreprises - Saisir les ordres de mission, en lien avec un autre agent - Participer à l'organisation d'événements - Organiser le classement et la conservation de documents numériques - Assurer la gestion des stages de tous les étudiants inscrits à l'ENIB - Assurer la gestion des conventions de stage (rédaction, édition, envoi et suivi) - Gérer les documents relatifs aux soutenances de stage (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction .) - Saisir les stages dans le logiciel Apogée - Saisir les notes dans les tableurs du service et dans le logiciel Apogée - Assurer la gestion des heures de formation et des documents de validation des contrats de professionnalisation - Saisir les informations des contrats de professionnalisation dans les tableurs du service, dans Arexis et dans Apogée - Assurer le suivi hebdomadaire des heures de formation des alternants - Assurer la relation avec les entreprises concernant les absences en cours des alternants - Gérer les documents relatifs aux soutenances des contrats de professionnalisation (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction.) - Participer à la gestion de la taxe d'apprentissage - Saisir les versements annuels dans Arexis - Effectuer des relances (téléphone et mails) et renseigner le tableur de prospection - Contribuer à la mise à jour de la base de données Arexis - Actualiser les données de la base Arexis (actualisations en masse et ponctuelle) (retours de mails non délivrés, participants événements entreprises.). 2. Compétences et qualités attendues 1) Savoirs (connaissances) : - Réglementation des stages ; - Techniques de gestion administrative. 2) Savoir-faire (compétences opérationnelles) : - Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des logiciels AREXIS et APOGEE ; - Utilisation d'outils de gestion des emplois du temps et des absences (EDT) ; - Bonne maîtrise des outils bureautiques ; - Capacité à organiser, classer et hiérarchiser les informations ; - Expériences antérieures bienvenues. 3) Savoir-être (compétences comportementales) : - Rigueur, méthode et sens de l'organisation - Capacité à hiérarchiser les priorités et gérer efficacement les périodes d'activité intense - Capacité à expliquer les procédures et à accompagner les usagers dans leurs démarches - Grande patience, sens de l'écoute et excellentes qualités relationnelles - Discrétion et respect de la confidentialité - Sens du service public Candidature : CV, lettre de motivation, lettres de recommandation, le cas échéant, à retourner par voie numérique uniquement au service RH : Processus de recrutement : entretien. Contact : Madame CALVES, responsable du service scolarité-relations entreprises -