Alternante Assistant de Site H/F

Les missions du poste Qui sommes nous ? Leader du facility management en sites sensibles, notre ambition est de permettre à nos clients de se concentrer sur leur coeur de métiers en nous confiant le pilotage de leurs prestations multiservices et multitechniques. Nos valeurs ? Responsabilité, Engagement, Agilité , Audace et humanisme Pourquoi choisir GEPSA et GEPSA Institut? GEPSA répond aux appels d'offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l'Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d'établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l'immeuble (maintenance, nettoyage...), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l'insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle). Chiffres clés : CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France Vos Missions seront les suivantes : Gestion administrative du site et des services : - Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de document) - Organiser les réunions et rédige les comptes rendus - Jouer le rôle d'interface entre le siège et le site - Etablir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l'Administration ainsi que le suivi de l'historique des interventions - Suivre les commandes d'investissement, les commandes de l'Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget - Négocier les tarifs avec les fournisseurs - Suivre la facturation et les relances fournisseurs - Etablir des devis et des factures pour l'AP et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures. - Remplacement de l'assistante maintenance Suivi des Ressources Humaines : - Être le/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des process de recrutement) - Ambassadrice Santé Sécurité du site - Assurer la mise en oeuvre du plan de formation pour les salariés du site - Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures - Reporting des données intérim sur Sharepoint et suivi de la facturation - Jouer le rôle d'interface entre les services Le profil recherché Prérequis : Casier judiciaire viergeFormation niveau 5 en assistanat ou gestion et/ou expérience dans un poste similaireMaîtrise des outils informatiques (Pack Office)Connaissances en gestion du personnelQualités rédactionnellesSavoir-être :PolyvalenceRigueurBienveillanceDiscrétionOrganisation du Travail Du Lundi au Vendredi de 08h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00Repos le week-endRémunérations et Avantages : Statut : Agent de maîtrise37 heures hebdomadaire avec 1 RTT / MoisTicket Restaurant : 10€ dont 60% Part employeur / 40% Part SalariéPrime de participation et d'intéressement (en fonction du résultat de l'entreprise)Mutuelle de groupe familialeAvantages CSEVous souhaitez nous rejoindre ?Voici le process de recrutement :Premier point à distance (téléphonique / teams)Entretien avec le manager de siteVisite du siteGEPSA oeuvre pour l'inclusion des personnes en situation d'handicap.Au-delà de vos expériences, c'est votre sens de l'engagement et du service qui feront la différence. Compétences : Maintenance, Outils Informatiques Bienvenue chez GEPSA Qui sommes nous ? Leader du facility management en sites sensibles, notre ambition est de permettre à nos clients de se concentrer sur leur coeur de métiers en nous confiant le pilotage de leurs prestations multiservices et multitechniques. Nos valeurs ? Responsabilité, Engagement, Agilité , Audace et humanisme Pourquoi choisir GEPSA et GEPSA Institut?