Assistant administratif / Assistante administrative de projet (H/F)

ASSISTANT(E) DE PROJET - GESTION ADMINITRATIVE ET FINANCIERE MISSION PROPOSEE : Dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée de chantier, CIVIPOL recrute un(e) assistant(e) de projet, statut ETAM, afin de renforcer son équipe de gestion de projets. Il/elle sera rattaché(e) au pôle « Lutte contre le terrorisme et la criminalité organisée » et apportera son appui à deux projets régionaux de lutte contre la criminalité organisée, financés par l'Union européenne et mis en œuvre en parallèle, a priori jusqu'au 31/05/2028. Il s'agit, d'une part, du partenariat de justice et de sécurité entre l'Union européenne et l'Amérique latine « EL PACCTO 2.0 », pour lequel CIVIPOL est chargé de la mise en œuvre de la composante «Criminal Markets», et, d'autre part, de l'Action de l'Union européenne contre les drogues et la criminalité organisée « EU ACT », dont CIVIPOL assure la coordination en Asie centrale. Il (elle) sera rattaché(e) hiérarchiquement au Chef de pôle, l'assistant(e) intervient fonctionnellement auprès du Senior Project Officer à 50%, pour le projet EL PACCTO 2.0 ainsi qu'à 50% auprès du responsable du projet EUACT. Ses missions sur les projets seront les suivantes : 1. Appui financier/Audit Assister l'équipe projet sur les parties administratives et financières : - Effectuer un contrôle de conformité des pièces justificatives et factures et veiller au bon fonctionnement de la méthode de classement, - Préparer les documents administratifs et financiers nécessaires aux validations et assurer leur transmission au service comptabilité pour mise en paiement. - Créer les bons de commandes, les réceptionner, préparer les factures d'achat à la validation dans l'ERP, - En étroite collaboration avec le responsable du projet, appuyer l'organisation des audits du projet. 2. Coordination logistique des activités En étroite collaboration avec le responsable du projet, assurer l'organisation logistique d'activités et des experts - Coordination et accompagnement logistique des activités : formations, visites d'études, réunions etc. o Identifier, solliciter et assurer le suivi des prestataires (hébergement, restauration, interprétariat, location de salles...) dans le respect des procédures d'achat. o Contact et gestion des participants. - Assistance à distance et sur le terrain dans la coordination des évènements. - Préparation des documents des réunions et des outils de communication. COMPETENCES Savoir être : Organisation, rigueur, polyvalence. Capacité d'adaptation à l'interculturalité (interlocuteurs et institutions), au travail en équipe et sur plusieurs dossiers en parallèle. Capacité à planifier ses activités à moyen terme, à gérer les priorités et les aléas. Savoir faire : - Connaissance d'un ERP. - Maîtrise du pack bureautique (Excel : maitrise des TCD). - Communication écrite et orale. Respect des procédures. - La maîtrise de l'anglais et du français est impérative, l'espagnol est souhaité. PROFIL Formation - Formation Bac+2/Bac+3 en gestion, administration, finance ou commerce international. - Une première expérience en gestion administrative et financière de projets, idéalement dans un environnement international ou financé par des bailleurs, est appréciée. Expérience - Expérience dans le suivi administratif et financier de projets, incluant la préparation d'audits. - Gestion administrative et financière. - Gestion des voyages et organisation événementielle. MODALITES - Début de la mission : dès que possible - Durée de la mission : jusqu'à la fin des projets prévu au 31/05/2028 - Lieu de travail : Paris, 8e - Contrat & rémunération : CDI de chantier, rémunération à définir selon expérience. CANDIDATER - Veuillez nous envoyer vos candidatures (CV au format européen en anglais et lettre de motivation en anglais) par voie électronique à l'adresse mail indiquée.