Assistant Administratif au Sein du Secretariat General et Instances - Golfe du Morbihan Ca H/F

Détail du poste Au sein du Secrétariat Général et Instances, vous êtes chargé.e des missions suivantes : + Secrétariat des instances (en binôme avec la chargée des instances) - Préparer les convocations et les dossiers de validation des instances de la collectivité - Mettre en forme et vérifier des documents des instances, relecture et complétion des comptes-rendus - Assurer la gestion de l'extranet des élus - Mettre en place la logistique des instances (réservations auprès de la direction patrimoine et préparation des salles réservées pour les instances) - Être présente au Conseil communautaire pour l'émargement, passage des micros, logiciel de vote - Assurer la dématérialisation des actes via le portail du contrôle de légalité de la Préfecture dédié - Gérer la publicité des actes de la collectivité (affichage papier et site internet) - Tenir des registres (délibérations, décisions, arrêtés) - Assurer la communication auprès des élus sur les instances (mise à jour et suivi des bases de données des instances, gestion des pouvoirs etc.) - Renseigner les directions sur les questions liées aux instances (calendrier, délibérations, etc.) + Assistanat du Secrétariat Général - Assurer le circuit des courriers et des parapheurs - S'occuper de l'accueil et de la planification des réunions pour le Secrétariat Général et logistique - Préparation des bons de commandes, passation des commander et suivi des commandes - Vérifier les factures (E-Parapheur) et tableau de suivi des factures - Préparer le tableau de suivi du budget du Secrétariat Général - Assurer le suivi et mise en règlement des contraventions - Gérer et assurer le suivi des abonnements pour l'ensemble des Directions - Gérer les fournitures de la Direction Générale - Assurer le classement, la réalisation des archives du Secrétariat Général Le profil recherché Profil :- Formation en secrétariat/secrétariat de direction- Expérience professionnelle sur un poste similaire- Expérience dans la fonction publique territoriale- Maîtrise des outils de bureautique- Qualités rédactionnelles, capacité s d'analyseQualités :- Aptitudes relationnelles, goût et capacité à travailler en équipe- Rigueur, organisation et discrétion