Assistant Administratif au Service Technique - Gouvieux H/F

Détail du poste Sous l'autorité directe du Directeur des Services Techniques, vous aurez pour missions : - Centraliser les demandes des usagers et des services communaux nécessitant l'intervention des services techniques dans l'outil de gestion partagé - Evaluer les urgences pour prévenir les services concernés de suite si besoin (ou pour trancher sur l'évaluation de l'urgence) - Demande de devis et suivi administratif associé - Relance fournisseurs et entreprises (téléphonique et courrier) - Préparation et gestion des bons de commandes validés par la direction, en lien avec le service Finances - Accueil physique et téléphonique des partenaires, entreprises et riverains - Préparation de dossiers ou rapports, bilans ou tableaux de bord pour les dossiers spécifiques - Echanges avec l'élu(e) référent, prise de rdv avec les habitants si besoin. - Gestion du secrétariat, de l'agenda. - Gestion des bâtiments communaux et matériels de la commune : - Suivi de l'entretient technique et ménage des bâtiments - Gestion des accès aux salles, gymnase, écoles - Suivi des travaux administratives - Suivi des fiches techniques - Gestion des moyens techniques pour les évènements mairie - Gestion des fournitures administratives : - Suivi des stocks et commandes - Enregistrement des demandes de travaux - Traitement des demandes d'intervention / signalements des riverains en l'absence du référent concerné - Soutien ponctuel aux chargés de projet et de mission pour des dossiers spécifiques (prise de contact téléphonique, organisation de rendez-vous, secrétariat) en cas de besoin Mise à jour d'annuaire ou fiche de procédure pour les besoins du Plan Communal de Sauvegarde -Suivi budgétaire -La gestion des actes administratifs liés au Domaine Public : - Arrêtés de circulation et de stationnement - Autorisations d'occupation du Domaine Public (ODP) liés à l'évènementiel - Autorisations d'occupation du Domaine Public (ODP) liés aux travaux - Autorisations d'occupation du Domaine Public (ODP) liés aux commerces - La gestion de la flotte automobile : - Suivi et Gestion des cartes carburant, des CT, etc... - Le secrétariat : - Enregistrement du courrier des services techniques, Suivi des bon de commande et validation factures - Suivi des réponses aux courriers des habitants - Convocations des commissions communales de sécurité et d'accessibilité - Convocation et compte-rendu des réunions de la direction Le profil recherché Profil du candidat : - Niveau Bac +2 dans le domaine des techniques administratives / secrétariat tertiaire, ou expérience similaire. - Maîtrise des outils informatiques de la bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Maîtrise de la langue orale et écrite - Connaissances des techniques d'accueil et de secrétariat - Aisance rédactionnelle - Sens de l'organisation et rigueur - Capacité d'adaptation, disponibilité, gestion des urgences ou imprévus - Facilité dans les relations humaines, la communication interpersonnelle - Autonomie, réactivité et initiatives - Courtoisie, écoute, diplomatie - Sens du service public - Discrétion - Curiosité et implication dans les dossiers