Assistant Administratif BTP (H/F)

MÉTIERS DU BOIS (M.D.B) est une filiale du Groupe AURIGE, leader français de la restauration du Patrimoine et des Monuments Historiques. L'atelier M.B.D excelle par son savoir-faire exceptionnel. Des cathédrales aux demeures privées, nos charpentiers bâtissent ou réhabilitent depuis toujours toutes les formes de charpente, d'huisserie, de ferronnerie des plus anciennes aux plus modernes dans la plus grande des règles du Compagnonnage. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'agence . VOS MISSIONS QUOTIDIENNES Elles seront majoritairement liées au suivi des travaux de l'agence. 1. Suivi administratif & sécurité des chantiers • Assurer la gestion administrative des dossiers chantiers (contrats, pièces administratives, déclarations, RIB, obligations réglementaires, etc.) • Préparer, rédiger et suivre les contrats de sous-traitance • Commander les équipements de protection individuelle (EPI) et en assurer le suivi • Organiser les déplacements des équipes, gérer les notes de frais et les déplacements professionnels • Rédiger les PPSPS à partir des éléments transmis par les conducteurs de travaux • Mettre en place et suivre les cautions bancaires ainsi que les comptes prorata • Traiter les OS et assurer leur suivi administratif et contractuel • Éditer et suivre les situations de travaux jusqu'à validation • Assurer le suivi de la facturation clients • Assurer le suivi des garanties contractuelles (GPA, GAPD) • Gérer les demandes de mainlevée de cautions et garanties • Réaliser le Décompte Général Définitif (DGD) en lien avec les équipes travaux et financières • Veiller au respect des obligations administratives et réglementaires relatives à la sécurité des intervenants sur chantier 2. Suivi financier des chantiers • Gérer les bons de commande, ainsi que les factures fournisseurs et frais généraux • Assurer le suivi des règlements fournisseurs en lien avec la direction • Éditer et suivre les situations de travaux • Réaliser des synthèses d'activité client (suivi des commandes, facturation et encaissements) 3. Accueil & communication de l'agence • Gérer le standard téléphonique, assurer la prise de messages et leur transmission • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que la diffusion des documents internes • Garantir la bonne circulation de l'information en interne et en externe • Accueillir les visiteurs (clients, partenaires, collaborateurs) avec professionnalisme • Participer à la bonne image de l'agence à travers la qualité de l'accueil et de la communication Chez MÉTIERS DU BOIS (M.D.B), nous sommes convaincus de la valeur prestigieuse de chacun de nos collaborateurs. Nous recherchons un profil capable d'insuffler une nouvelle vitalité à notre équipe, en apportant une touche de finesse et d'expertise, tel un artisan du bois sculptant avec précision les contours de l'excellence dans la rénovation de monuments prestigieux. Profil recherché Issu(e) d'une formation de type BTS, DUT ou Licence dans le domaine de l'assistanat, vous justifiez idéalement d'une première expérience réussie sur un poste similaire en assistanat de travaux. Compétences techniques • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des logiciels métiers (type ERP, idéalement Sextant) • Solides compétences en gestion administrative et organisationnelle • Connaissances en gestion budgétaire et suivi financier • Capacité à gérer l'administration du personnel • Excellentes qualités rédactionnelles et aisance à l'oral Qualités personnelles • Doté(e) d'un excellent relationnel, vous faites preuve de diplomatie dans vos échanges • Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez prioriser et anticiper les besoins • Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité d'adaptation dans un environnement dynamique • Discret(e) et fiable, vous respectez la confidentialité des informations traitées • Vous appréciez le travail en équipe tout en sachant faire preuve d'autonomie • Votre esprit pratique vous permet de trouver des solutions rapidement Nous offrons un environnement de travail stimulant. Si vous êtes motivé(e) par ce défi et que vous répondez aux critères ci-dessus, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Salaire: selon profil / à titre indicatif entre 32K€ et 38K€ CDI 38h/hebdomadaire Statut: ETAM Poste: CDI à pourvoir rapidement sur Villejuif (94) Avantages: Mutuelle, Remboursement à 50% du Navigo mensuel, formation et accompagnement pour la prise de poste avec binômage.