Assistant administratif de mairie F/H (H/F)

* Accueil du public - Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés - Renseigner, orienter et informer le public - Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents * Urbanisme - Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme (information de premier niveau) - Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme - Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents de la Communauté d'agglomération Gaillac Graulhet * État civil - Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation - Délivrer les copies et extraits d'actes - Tenir et mettre à jour les registres d'état civil - Assurer les formalités administratives liées à l'état civil * Gestion administrative - Assurer la gestion du courrier entrant et sortant - Rédiger les courriers, notes et documents administratifs - Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire - Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers - Apporter un appui administratif au Maire et aux élus * Élections - Assurer la gestion des listes électorales - Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins - Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote - Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales * Archives - Organiser, classer et conserver les archives papier et numériques - Appliquer les règles de gestion et de conservation des documents - Formation de niveau Bac minimum. - Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif. - Connaissance appréciée de la réglementation relative à l'état civil, à l'urbanisme et aux élections. - Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault. - Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve. - Rigueur, sens de l'organisation et méthode dans la gestion des missions confiées. - Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais. - Aisance relationnelle, sens de l'écoute, patience et diplomatie dans l'accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires. - Autonomie, esprit d'initiative et aptitude au travail en équipe. - Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES - Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux. - Date de prise de poste : 1er octobre 2026. - Temps de travail : 23 heures hebdomadaires, avec une évolution possible vers un temps complet de 35 heures hebdomadaires courant 2027. - Rémunération : Rémunération statutaire correspondant à la grille indiciaire du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux. - Candidature : Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à l'attention de Monsieur Jonathan VIDAL, Maire de Montans.