Assistant Administratif - Sdis de Loir-Et-Cher H/F

Détail du poste Le service départemental d'incendie et de secours (SDIS) de Loir-et-Cher recherche un assistant administratif au sein de la sous-direction santé. Le SDIS 41 est composé d'environ 1505 sapeurs-pompiers volontaires (SPV), 244 sapeurs-pompiers professionnels (SPP) et de 63 personnels administratifs, techniques et spécialisés (PATS). L'établissement comprend : - Une direction départementale regroupant les services administratifs, les bâtiments de soutien technique, la sous-direction santé (SDS) et le centre de secours principal de Blois Nord, - 67 centres d'incendie et de secours (CIS), - 1 centre de traitement de l'alerte (CTA) qui reçoit et traite les demandes de secours et 1 centre opérationnel départemental d'incendie et de secours (CODIS) qui assure la gestion des interventions, - 1 centre de formation d'incendie et de secours (CFIS). LIAISONS HIERARCHIQUES : - sous l'autorité du médecin-chef de la sous-direction santé. MISSIONS PRINCIPALES : - accueil et standard téléphonique ; - prise des rendez-vous sur l'agenda électronique des membres de la SDS ; - ouverture et enregistrement du courrier ; - gestion du courrier départ de la SDS ; - élaboration des notes de service et de tous les documents internes nécessaires au bon fonctionnement du service ; - élaboration du courrier du médecin-chef ; - organisation des plannings des visites médicales dans les centres d'aptitudes (CFIS, ROMORANTIN, VENDOME et les cabinets mobiles) ; - gestion de l'aptitude des sapeurs-pompiers du département hormis le secteur de Romorantin (certificats, renouvellement du permis poids-lourds, prise des rendez-vous des visites médicales, suivi des retards de visite et des examens médicaux demandés...) ; - vérification des honoraires médicaux et transmission au service indemnités ; - organisation de la gestion des visites médicales de recrutement des sapeurs-pompiers volontaires et professionnels ; - gestion de la commission d'aptitude des sapeurs-pompiers volontaires, de la commission consultative de la SDS et organisation des réunions de la SDS ; - mise à jour de la liste des membres de la SDS ; - gestion des fournitures de bureau à l'usage de la SDS ; - classement des analyses de sang et des examens biométriques dans les dossiers médicaux ; - classement et archivage des dossiers médicaux ; - mise à jour des statistiques et indicateurs du secrétariat médical ; - tâches diverses : étiquettes, photocopies, gestion des formulaires divers du secrétariat ; - correspondance avec les médecins sapeurs-pompiers et les chefs de centre pour aptitude médicale. MISSIONS PONCTUELLES : - traitement des factures (soutien PUI) ; - paramétrages du logiciel informatique diadème ; - organisation administrative des réunions de la SDS ; - missions ponctuelles sur demande du médecin-chef et des membres de la SDS ; - correspondance avec les experts-psychologues pour la mise en place de soutien psychologique. Le profil recherché Savoirs : - connaître le fonctionnement d'un service de santé au travail / service médical (SDS, aptitude médicale des sapeurs-pompiers, commissions d'aptitude, recrutement médical) ;- comprendre l'organisation administrative d'un SDIS et son environnement institutionnel ;- appliquer les règles de gestion administrative et de secrétariat médical ;- maîtriser les procédures de gestion du courrier et des archives ;- respecter le cadre réglementaire lié au secret médical, à la confidentialité et au RGPD ;- acquérir la terminologie médicale de base et interpréter les examens médicaux/biométriques ;- maîtriser les outils bureautiques (Pack Office, messagerie, agendas partagés) ;- utiliser les logiciels métiers (Diadème) ;- appliquer les bases en gestion comptable (traitement des factures, honoraires) ;- mettre en oeuvre des méthodes de suivi statistique et des tableaux de bord.Savoir-faire :- assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs ;- gérer les agendas et planifier des rendez-vous multiples ;- organiser les plannings de visites médicales multi-sites ;- rédiger courriers, notes de service et documents administratifs ;- préparer et suivre les dossiers d'aptitude médicale (certificats, renouvellements, convocations, relances) ;- gérer et enregistrer le courrier entrant et sortant ;- mettre à jour des bases de données et des listes administratives ;- classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers médicaux ;- élaborer et suivre des tableaux statistiques et des indicateurs d'activité ;- vérifier des honoraires médicaux et transmettre aux services concernés ;- organiser des réunions et des commissions (convocations, logistique, comptes rendus) ;- assurer la gestion des fournitures et du matériel administratif ;- paramétrer et exploiter un logiciel métier ;- assurer l'interface avec médecins, psychologues, chefs de centre et services internes ;- gérer des tâches administratives variées en autonomie.Savoirs-être :- faire preuve de discrétion professionnelle et respecter strictement la confidentialité médicale ;- démontrer un sens de l'organisation et de rigueur ;- gérer les priorités et les urgences ;- faire preuve de polyvalence et d'adaptabilité ;- travailler en autonomie et avoir le sens des responsabilités ;- assurer la fiabilité et faire preuve de méthode ;- développer des qualités relationnelles et avoir le sens de l'accueil ;- promouvoir l'esprit d'équipe et coopérer avec différents interlocuteurs ;- agir avec diplomatie et être à l'écoute ;- faire preuve de réactivité et de proactivité ;- traiter des volumes importants d'informations ;- résister au stress et respecter les délais.