Assistant / Assistante administration des ventes export (H/F)

1. Gestion des commandes clients Réception et traitement des commandes : Enregistrer les commandes, vérifier leur conformité et les saisir dans le système de gestion. Suivi des commandes : S'assurer de la disponibilité des produits, suivre les délais de production et de livraison. Interface avec les clients : Informer les clients de l'état d'avancement de leurs commandes. 2. Coordination logistique et transport Organisation des expéditions : Planifier les expéditions en collaboration avec les transporteurs, les transitaires et les douanes. Suivi des livraisons : Veiller à ce que les produits soient livrés dans les délais et les conditions convenues. Gestion des documents d'expédition : Établir et vérifier les documents nécessaires (factures, certificats d'origine, documents douaniers, lettres de transport, etc.). 3. Gestion administrative Facturation : Émettre les factures et assurer leur suivi jusqu'au paiement. Gestion des litiges : Traiter les réclamations des clients liées aux commandes, livraisons ou factures. Support administratif : Maintenir les bases de données clients et fournisseurs à jour, gérer les contrats, et effectuer un reporting régulier. 4. Relation client à l'international Communication multilingue : Être en contact avec des clients étrangers, souvent en anglais ou dans une autre langue. Gestion des spécificités culturelles et légales : Adapter la gestion des commandes en fonction des particularités des pays (normes, réglementations douanières, etc.). 5. Coordination interne Collaboration avec les équipes internes : Travailler avec les commerciaux, le service logistique, la production et la comptabilité pour garantir une gestion fluide des commandes. Support aux équipes commerciales : Fournir des informations sur les commandes, les expéditions et les besoins des clients. 6. Conformité réglementaire internationale Respect des réglementations douanières : Garantir la conformité des marchandises exportées avec les lois et règles en vigueur dans les pays de destination. Gestion des incoterms : S'assurer de la bonne application des incoterms définissant les responsabilités entre l'acheteur et le vendeur. 7. Optimisation des processus Proposition d'améliorations : Identifier des pistes pour améliorer les processus de gestion des commandes, réduire les délais, ou optimiser les coûts logistiques.