Assistant / Assistante de gestion (H/F)

Nous sommes à la recherche d'une assistante de gestion à l'association de Saintes. L'assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l'animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération. L'assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l'association auprès des différents publics. PRINCIPALES MISSIONS Assure une mission généraliste - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Veiller à la qualité de l'environnement des lieux d'accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité) - Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d'activité - Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés. Gestion administrative du personnel de l'association - Assiste le président(e) de l'association dans l'accomplissement de sa mission. - Constitue le dossier d'embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d'embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail.) - Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l'exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants.) - Maintient à jour le registre unique du personnel - Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l'association - Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral - Assure le suivi de la modulation du temps de travail - Veille au respect des affichages obligatoires Gestion des interventions à domicile En collaboration étroite avec les responsables de l'association : - Participe au choix des intervenants - Etablit le planning des salariés d'intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service - Veille à l'optimisation des moyens d'intervention mis en œuvre entre la demande d'intervention et l'offre proposée - Edite et envoie les propositions de contrat de prestation - Suit la prestation durant toute l'exécution du contrat de prestation - Assure le suivi des interventions par télégestion - Répond aux observations des clients - Veille à l'application des procédures qualité, participe à l'amélioration continue de son service - Effectue des visites à domicile et des présentations d'intervenantes Gestion financière En collaboration avec les responsables de l'association : - Participe au recouvrement des factures - Effectue les enregistrements comptables MISSIONS TRANSVERSES - Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails.) - Contribuer aux projets de développement ou d'évolution du service / de l'établissement - Appliquer le cadre légal, réglementaire et conventionnel en lien avec l'emploi exercé - Être acteur de la prévention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial.) - Rechercher des informations et veiller à leur actualisation COMPETENCES REQUISES Compétences techniques : - Maîtriser l'expression orale et écrite - Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux - Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires - Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives) - Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires.) - Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes Profil recherché: expérience dans l'accueil et la gestion d'un standard téléphonique. Une bonne maîtrise de l'outil informatique est indispensable, le poste nécessitant de travailler simultanément sur plusieurs logiciels. Attentions particulières: posture professionnelle, qualité de l'expression orale et état d'esprit