Assistant de direction - F/H

RESPONSABILITÉS : Contexte de travail Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse Composante / Service : UFR des Sciences Economiques et de Gestion (SEG) Composition du service (effectifs) : 20 Fonction d'encadrement : non Rattachement hiérarchique : Directeur administratif (DA) de l'UFR SEG Description du poste : missions et activités Appui à la direction de l'UFR Gérer l'agenda de la direction et assister l'équipe de direction (directeur ou administrateur provisoire et directeur administratif) dans l'exercice de leurs responsabilités Préparation et soutien de leurs différentes activités Rédaction de courriers Participation et établissement des comptes rendus du conseil d'UFR Gestion du conseil d'UFR Renseigner tableaux de bords et enquêtes (insertion professionnelle, devenir des diplômés...) Classer et archiver les documents et informations Accueillir et informer les personnels et les usagers de l'UFR Activités associées Référent des élections au sein de l'UFR Suivi des communications avec les services centraux (demandes de dérogation, PV de fraude, ...) Participation à l'organisation et la logistique des salons de l'étudiant, colloques, conférences, JPO, forum des métiers, etc... Assister le secrétariat du pôle licence en cas de nécessité Mise en place et gestion des cordées de la réussite Référent RH de l'UFR Référent RH BIATSS de l'UFR Soutien RH ENS/VAC auprès de la DA Adjointe de l'UFR Organisation et gestion des comités de recrutement (en collaboration avec le chargé de budget) Accueil et suivi des enseignants invités Accueil des enseignants titulaires et vacataires (carte professionnelle, ...) L'agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l'activité du service. Outils spécifiques à l'activité Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Word, Excel, Google agenda, HyperPlanning, Sépia, Safran, i-parapheur, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances / Savoir Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur Organisation et fonctionnement de l'établissement Savoir faire Savoir organiser son espace de travail (physique et numérique) Facilité rédactionnelle Savoir rendre compte par écrit à son supérieur hiérarchique Savoir être Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe Être disponible lors des pics d'activités et être réactif Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées