Assistant de Direction Générale - Maire - Mairie de la Montagne H/F

Détail du poste L'assistant.e de direction générale / secrétaire générale apporte une aide permanente au Maire, au Directeur général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Elle/il assure le secrétariat général en lien avec les directions de la ville et conduit des projets transversaux pour le compte de la direction générale. Elle coordonne les relations entre les assistantes de direction. * Secrétariat général Gestion des Comités de pilotage et direction (ordres du jour, comptes-rendus, tableaux de bord, archivage) et coordination des instances (agendas) Gestion des Conseils municipaux Préparation de séances (dossier, interventions, diaporama, salle...) Suivi des séances (PV, compte-rendu, transmission préfecture et affichage, diffusion interne, registres...) Gestion administrative des conseillers (secrétariat des informations, démission et installation, calendriers...) Rédaction et suivi des actes administratifs et transmission à la préfecture Suivi du budget et des commandes du secrétariat général Veille juridique sur les instances et actes des collectivités Délégué.e à la Protection des Données * Assistance de Direction générale pour le Maire, le DGS Organisation et planification des réunions Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rapports, diaporamas, courrier...) Recherche et diffusion d'informations, rédaction de notes Suivi des projets et activités de la direction, suivi des échéances (tableaux de bord) Gestion de l'information, classement et archivage de la direction générale Organisation des déplacements et formations des élus Conduite de projets transversaux pour le compte de la direction générale Accueil téléphonique et physique au secrétariat * Missions annexes Appui administratif ponctuel pour l'assistante de communication Suppléances durant congés : trinôme d'assistanat de direction (Direction générale, Pôle Aménagement Urbain et Technique), chargée de communication Le profil recherché Connaissances professionnelles / Savoirs :Maîtrise des règles de secrétariatAccueil et régulation physique et téléphonique Prise de note et écriture administrative Prise de rendez-vous Classement et d'archivage Bonnes connaissances des règles relatives au fonctionnement du Conseil municipal et des fonctions de Maire et d'une direction générale Fondamentaux du fonctionnement des collectivités territoriales Fondamentaux de la gestion de projetAptitudes / Savoir-faire : Maîtrise des outils de bureautique : traitement de texte, tableur, diaporama, gestionnaire de mail, navigateurs internet Maîtrise de l'expression orale et écrite Suivi d'un budget Rédiger et appliquer des procéduresGestion des temps : gestion de planning et d'agenda, hiérarchisation des priorités, respect des échéances Fondamentaux de l'encadrementQualités relationnelles / Savoir-faire relationnels : Respect de la hiérarchie et des élus Obligation de discrétion et de confidentialité Disponibilité, serviabilité et réactivité Qualités relationnelles notamment sens de l'écouteRigueur, sens de l'organisation, autonomie Aptitude au travail transversal Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress