Assistant de gestion H/F

RESPONSABILITÉS : L'assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l'animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération. L'assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l'association auprès des différents publics. Assure une mission généraliste : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Veiller à la qualité de l'environnement des lieux d'accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité) - Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d'activité - Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés. Gestion administrative du personnel de l'association : - Assiste le président(e) de l'association dans l'accomplissement de sa mission. - Constitue le dossier d'embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d'embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail...) - Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l'exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants...) - Maintient à jour le registre unique du personnel - Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l'association - Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral - Assure le suivi de la modulation du temps de travail - Veille au respect des affichages obligatoires Gestion des interventions à domicile (En collaboration étroite avec les responsables de l'association) : - Participe au choix des intervenants - Etablit le planning des salariés d'intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service - Veille à l'optimisation des moyens d'intervention mis en œuvre entre la demande d'intervention et l'offre proposée - Edite et envoie les propositions de contrat de prestation - Suit la prestation durant toute l'exécution du contrat de prestation - Assure le suivi des interventions par télégestion - Répond aux observations des clients - Veille à l'application des procédures qualité, participe à l'amélioration continue de son service - Effectue des visites à domicile et des présentations d'intervenantes PROFIL RECHERCHÉ : Compétences techniques : - Maîtriser l'expression orale et écrite - Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux - Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires - Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives) - Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires...) - Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes Compétences sociales : - Adopter un positionnement professionnel adapté - Faire preuve d'écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs - Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s - Travailler en équipe, coordonner son action - Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter Compétences organisationnelles : - Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité - Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper - Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes - Avoir le sens de l'observation et de l'analyse - Avoir le sens de l'organisation et définir les priorités - Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle...) - Contribuer à la qualité du service rendu - S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue - Agir en cohérence avec les orientations de la structure - Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)