Assistant de gestion (H/F)

***CDD pour remplacement maladie*** L'assistant(e) de gestion a pour missions d'assurer le suivi administratif et comptable de la structure, de participer à la collecte et au suivi des données du CFA, de contribuer au bon fonctionnement des services généraux et d'accompagner la gestion administrative des ressources humaines. Gestion des aides aux apprentis : - Assure le traitement administratif complet des dossiers d'aides individuelles (aides régionales .). - Assure la collecte des pièces justificatives, les relances et la transmission aux organismes compétents. - Prépare des bilans synthétiques à destination de la direction. Gestion des données et production statistique : - Traite et analyse les enquêtes de satisfaction - Collecte, met en forme les indicateurs d'activités : résultats d'examen, taux d'embauche, féminisation, QPV, etc. - Contribue à la fiabilité des données transmises dans le cadre des obligations légales du CFA. - Collecte des données issues d'YPAREO permettant une analyse de l'activité de la structure - Réalise et suit les enquêtes ministérielles et régionales relatives aux apprentis : SIFA . Gestion comptable et administrative des fournisseurs : - Vérifie la conformité des factures fournisseurs et assure le suivi hebdomadaire des règlements. - Participe à la recherche et à la sélection de nouveaux fournisseurs et prestataires (devis, comparatifs, recommandations). - Transmet les factures fournisseurs, partenaires et notes de frais au service comptable externalisé. - Prépare les parapheurs pour validation, signature et paiement par la direction et/ou la RAF. - Assure le classement et l'archivage des pièces comptables. - Répond aux demandes d'information du service comptable externalisé. - Participe à la constitution du dossier de clôture comptable (collecte des éléments, organisation des pièces.). Gestion administrative des ressources humaines : - Gère les adhésions et les mises à jour des dossiers de mutuelle - Suit les absences, retards, récupérations et justificatifs des salariés. - Assure le suivi des inscriptions à la médecine du travail. - Participe au suivi du plan de développement des compétences et des formations. - Collecte, contrôle et archive les documents administratifs liés aux salariés. Gestion des services généraux : - Centralise les demandes internes en matière de fournitures de bureau, matériels et meubles et assure les commandes. - Assure la gestion de l'informatique et des télécommunications et gère la relation avec le prestataire informatique et organise les interventions. - Supervise l'intendance des locaux : maintenance courante, gestion des espaces, propreté, sécurité. - Participe à la mise à jour du DUER - Planifie les réservations de salles pour les évènements (JI, JPO.) - Organise les événements internes (séminaire, JPO...) et les déplacements professionnels. - Trie, traite, envoie et redistribue le courrier La connaissance du domaine de la formation serait un plus. Savoir-faire: - Qualités rédactionnelles - Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint indispensables) - Force de propositions - Respect des délais Savoir être : - Qualités relationnelles (présentation, sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et dialogue) - Esprit d'équipe - Polyvalence - Calme et maitrise de soi - Discrétion et confidentialité - Rigueur et sens de l'organisation - Autonomie - Réactivité - Aptitude à l'écoute et à la formulation - Sens de l'organisation - Capacité à rendre compte