Assistant de service HSE

Gestion des demandes d'achat et des commandes : • Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges • Effectue les demandes d'achats du service • Suit les commandes en cours • Fait les réceptions physiques et informatiques du service • Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées • Réponds aux demandes de la comptabilité et/ou contrôle de gestion relatives aux prestations réalisées et aux facturations correspondantes Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, vêtements…) : • Demande les devis et planifie les prestations • Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations • Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets,.. • Gère les dysfonctionnements, répondre aux réclamations éventuelles et proposer des solutions aux problématiques remontées Gestion documentaire : • Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire • Est responsable du processus d'enregistrement des procédures dans l'outil de gestion documentaire. • Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour. • Diffuse, classe et archive les procédures du service Coordinateur de formation du service • Attribue en concertation avec le manager du service les parcours de formation / profils requis pour la qualification du personnel de son service. • Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager. • Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation. • Après l'absence prolongée d'un collaborateur, réattribue les parcours de formation si absence de profil d'attribution. • A la demande établit les rapports de qualification du personnel de son service. Reporting • Mise à jour des indicateurs service et/ou demandés par le global (track déchets, Atlas, CORA, ….) • Participe à la bonne tenue et au suivi du budget de service HSE (CAPEX/OPEX) • Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE. • Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets • Suite et Réalise les CAPA dans les délais affectés • Utiliser les outils bureautiques • Connaissances en gestion de système documentaire • Notions en droit du travail et droit de l'environnement • Anglais • Esprit pragmatique et méthodique • Rigueur • Sens du service • Réactivité et autonomie • Esprit d'équipe • Sens de l'écoute et de la communication • Capacité à prioriser