Assistant·e du Service Logement et Urbanisme H/F

Détail du poste A) Secrétariat - Gestion de l'agenda électronique de l'encadrement, prise de rendez-vous - Organisation de réunions: invitations, inscriptions, préparation des dossiers, accueil physique - Accueil physique et téléphonique dont l'accueil, l'information et l'orientation des ménages pour les demandes d'aides auprès de l'Anah - Saisie et/ou mise en forme de documents et mise à jour des chartes graphiques - Gestion du courrier arrivée et départ, des mails, gestion des parapheurs, suivi des courriers signalés - Suivi RH: suivi du temps de travail, suivi des congés du service et préparation des ordres de missions temporaires et la saisie sur Chorus - Gestion des fournitures B) Gestion du BOP 135, engagements et paiements En appui au chef d'unité financement du logement, suivi budgétaire, gestion comptable (engagement et paiement) via CHORUS C) Appui aux activités métier - Appui à l'unité chargée de l'instruction des actes d'urbanisme: enregistrement des dossiers de demandes d'autorisation ADS, préparation des dossiers papiers, suivi des autorisations tacites - Appui à l'unité en charge du financement du logement: mise en signature et enregistrement des conventions APL et enregistrement et envoi des décisions attributives de subventions Anah. - En tant que de besoin, appui à l'unité en charge de l'accessibilité : enregistrement et suivi des demandes d'autorisation de travaux accessibilité Publication des actes administratifs au registre. D) Référent communication et veille presse - Communication via l'intranet et l'internet: en lien avec l'encadrement, appui aux agents du service pour communiquer sur des événements ou des actualités, représentation du service dans les réunions interservices relatives à la communication et suivi du déploiement des actions de communication. - Veille de la presse en lien avec les missions du service. E) Référent archives - Représentation du service dans les réunions interservices animée par le référent archivage de la DDT, rendu-compte des réunions et des attendus pour le service et suivi du déploiement des actions. - Accompagnement et appui aux agents pour leur archivage. Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du chef de service, et sous la responsabilité fonctionnelle de l'adjoint et des chefs d'unités, vos interlocuteurs en interne, hors service logement et urbanisme, seront la direction et les autres services de la DDT. Vous entretiendrez également des relations régulières avec l'extérieur tels que les acteurs de l'urbanisme et du logement, les particuliers, les collectivités locales, la préfecture et autres services de l'État. Le profil recherché Compétences techniques: - connaissance des missions de la DDT, ainsi que des services de la préfecture, permettant d?orienter et de fournir un premier niveau d?information - utilisation des logiciels informatiques dédiés (CHORUS, CASPER, SIAM etc.) - connaissance des règles comptables (pouvant s'acquérir par la formation) - maîtrise des outils de bureautique Compétences transversales: - organisation, rigueur et méthode - autonomie et capacité de prise d'initiative - réactivité et disponibilité - capacité rédactionnelle Compétences relationnelles : -discrétion, respect de la confidentialité - capacité de travail en équipe - capacité d'adaptation, d'écoute et de dialogue avec le public - savoir communiquer, anticiper et alerter