Assistant Planning Event H/F

Les missions du poste ARMONIA est le leader de l'harmonie dans les environnements de travail. Avec une offre couvrant plus de 40 métiers de services, ARMONIA a réalisé en 2024 un chiffre d'affaires de plus de 400 millions d'Euros et rassemble près de 11 000 collaborateurs. ARMONIA est une division du groupe familial français SOFINORD qui depuis plus de 50 ans vise l'excellence du service. Rejoindre ARMONIA, c'est intégrer une entreprise résolument tournée vers la satisfaction de ses clients. ARMONIA recrute un(e) Assistant(e) Planning RH H/F en alternance dans le secteur évènementiel. Vous assurez la coordination et la gestion des plannings du pôle Retail Luxe, en assurant la continuité de service sur le périmètre confié. Vos missions : Gestion des plannings - Assurer la gestion et la mise à jour des plannings des collaborateurs - Coordonner les prises de poste en garantissant la couverture 7j/7 - Gérer les remplacements et les ajustements en temps réel en cas d'absence Coordination opérationnelle - Assurer le lien entre les équipes terrain et la direction de l'agence - Veiller au respect des engagements de présence vis-à-vis des clients - Contribuer à la qualité de service attendue dans cet environnement exigeant Gestion et booking du personnel évènementiel - Identifier, sélectionner et affecter les hôtes et hôtesses en adéquation avec les exigences des cahiers des charges clients (profil, compétences, disponibilité, présentation) - Constituer et planifier les équipes en optimisant les ressources disponibles - Préparer les briefings avant chaque mission afin de transmettre les consignes, objectifs et les attentes client - Veiller à ce que les équipes disposent de l'ensemble des informations et outils nécessaires à la bonne réalisation de leur prestation - Assurer le suivi des collaborateurs tout au long de leur mission et les accompagner en cas de difficultés Coordination et supervision des prestations - Organiser la mise en place opérationnelle des prestations et s'assurer du respect des plannings definis - Contrôler les prises de poste et veiller à la conformité des prestations avec les engagements contractuels - Collaborer étroitement avec les chefs d'équipe, encadrants terrain et autres intervenants afin de garantir la qualité de service - Effectuer des visites régulières sur les événements pour superviser les équipes, anticiper dysfonctionnements et apporter des solutions adaptées les - Analyser les retours d'expérience et proposer des actions d'amélioration continue visant à optimiser l'organisation et la performance des prestations Gestion client et planification - Assurer une relation de proximité avec les clients en garantissant un suivi régulier et personnalisé des prestations - Comprendre les besoins des clients et veiller à leur satisfaction tout au long de la mission - Gérer les ajustements de dernière minute, les remplacements et les imprévus - Veiller au respect des cahiers des charges, des procédures internes et des standards de qualité de l'entreprise - Recueillir et analyser les retours clients afin d'identifier les axes d'amélioration Gestion administrative et astreintes - Établir et assurer le suivi administratif des contrats de travail, avenants et documents des salariés - Contrôler les relevés d'heures, vérifier leur conformité et transmettre les éléments à la paie - Mettre à jour les outils de gestion et les tableaux de suivi relatifs aux prestations et aux collaborateurs - Participer au suivi administratif des dossiers clients et des prestations réalisées - Assurer des permanences d'astreinte en soirée, les week-ends ou les jours fériés selon les besoins de l'activité - Traitement des contrats - DPAE Le profil recherché Formation : Bac +4 Événementiel, Gestion ou RH pour une durée de 2 ans. Profils master acceptés. Expérience : Une première exposition à la coordination ou à la gestion de plannings, ainsi qu'une expérience dans le domaine de l'evenementiel est un plus. Compétences & savoir-faire - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) - Sens de l'organisation et rigueur dans la gestion des données - Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique Savoir être - Réactivité et disponibilité (environnement 7j/7) - Bon relationnel et sens de la communication - Rigueur et fiabilité dans le suivi des plannings - Adaptabilité et sang-froid face aux imprévus Condition du poste - Contrat : Contrat d'apprentissage - Localisation : Paris (75) - Date de prise de poste : Août/Septembre 2026 Avantages - Titres restaurant (7,5 €) - Remboursement transport 50 % (abonnement mensuel) - Mutuelle (Vivinter) - CSE - Processus d'onboarding personnalisé - Plateforme de formation dédiée - Locaux neufs et faciles d'accès - Politique RSE engageante Au-delà du parcours, nous recherchons avant tout une personnalité. Rejoindre Armonia, c'est intégrer un groupe international et familial en pleine croissance, animé par des valeurs d'exigence et d'innovation, où la performance se construit dans la collaboration. Nos collaborateurs évoluent dans un cadre de travail moderne, avec un accompagnement dès l'intégration, des opportunités d'évolution et la possibilité de s'impliquer dans des projets porteurs de sens. Chez ARMONIA, nous sommes convaincus que la diversité, la mixité et l'inclusion sont des leviers essentiels de performance et d'innovation. Nous veillons à offrir un environnement de travail respectueux des différences, permettant à chacun d'exprimer pleinement son potentiel et de contribuer à notre réussite collective. Ref: ukokddsbd0 Bienvenue chez Armonia ARMONIA est le leader de l'harmonie dans les environnements de travail. Avec une offre couvrant plus de 40 métiers de services, ARMONIA a réalisé en 2024 un chiffre d'affaires de plus de 400 millions d'Euros et rassemble près de 11 000 collaborateurs. ARMONIA est une division du groupe familial français SOFINORD qui depuis plus de 50 ans vise l'excellence du service. Rejoindre ARMONIA, c'est intégrer une entreprise résolument tournée vers la satisfaction de ses clients.