Assistant Travaux et Administratif H/F

RESPONSABILITÉS : Sous la responsabilité du/de la conducteur(trice) de travaux, l'assistant(e) administratif(ve) travaux assure le suivi administratif, contractuel et documentaire des affaires (chantiers) de l'entreprise, en lien avec les équipes travaux, les clients et les sous-traitants. Voici les missions : • Assurer le suivi administratif des affaires (dossier de chantier) • Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des contrats de sous-traitance et des marchés • Constituer et transmettre les dossiers d'appels d'offres en lien avec le service commercial et les services travaux • Gérer les commandes de fournitures, matériaux et prestations en lien avec les conducteurs de travaux • Suivre la facturation clients et fournisseurs (situations de travaux, factures, relances, DGD, gestion de compte prorata) • Assurer l'interface administrative avec les maîtres d'ouvrage, maîtres d'œuvre et sous-traitants • Collecter, vérifier, rédiger et classer les documents réglementaires (PPSPS, DICT, attestations, agréments, etc.) • Participer à la préparation des réunions de chantier et à la diffusion des comptes rendus • Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques • Apporter un appui ponctuel aux services RH (recrutement, suivi des dossiers du personnel de chantier, intérimaire, veille RH) • Suivre l'entretien et la maintenance des véhicules et outillages • Suivre les formations du personnel En complément du suivi des affaires travaux, l'assistant(e) assure des tâches administratives transversales nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. • Préparer les éléments de pré-comptabilité (Vérification des factures fournisseurs, rapprochement des bons de commande et de livraison, transmission au service comptable et Financier) • Assurer l'archivage physique et numérique des documents administratifs, comptables et contractuels, dans le respect des procédures internes et des délais légaux de conservation • Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que la boîte mail générique de l'entreprise • Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, clients et fournisseurs • Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs courants • Gérer les fournitures de bureau et les commandes de matériel administratif • Assurer le suivi des agendas et l'organisation logistique des réunions et déplacements • Contribuer à la mise à jour et au classement des bases de données internes (contacts, fournisseurs, sous-traitants) PROFIL RECHERCHÉ : Formation : Bac +2 minimum BTS Assistant de Gestion PME-PMI, BTS Bâtiment, DUT GEA ou équivalent Expérience : Une première expérience réussie sur un poste similaire dans le secteur du BTP est appréciée Connaissances métier : Bonne connaissance du vocabulaire technique du BTP et des processus de chantier appréciée ; notions de base en pré-comptabilité, notamment la ventilation analytique des charges par chantier (déboursés), souhaitées Compétences techniques • Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook), niveau avancé sur Excel apprécié • Connaissance des logiciels de gestion de chantier / ERP BTP (un plus) • Notions de base en droit des contrats et de la sous-traitance dans le BTP • Maîtrise des règles rédactionnelles et orthographiques Compétences comportementales • Rigueur et sens de l'organisation • Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les délais • Autonomie et sens des responsabilités • Bon relationnel et aisance dans la communication écrite et orale • Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers • Esprit d'équipe et capacité d'adaptation au terrain Informations supplémentaires : • CDI de 39 heures/semaine • Rémunération selon profil et expérience, statut ETAM — Convention Collective des ETAM du BTP • Avantages : mutuelle d'entreprise, prévoyance complémentaire (garantie arrêt de travail), à préciser selon accord d'entreprise • Possibilité de télétravail ponctuel, selon les besoins du service et l'accord du responsable hiérarchique LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans la maçonnerie, gros œuvre, 1 Assistant Travaux et Administratif H/F en CDI.