Assistante Administratif Elus - Dgs - Mairie Jonzac H/F

Détail du poste Placé (e) sous l'autorité du Maire et de la DGS, l'assistant (e) de direction assure l'organisation, la coordination et le suivi administratif des activités des élus et de la DGS, garantit la fiabilité, la sécurisation et la fluidité de l'information entre les élus, la direction et les services. Poste stratégique au coeur du fonctionnement de la collectivité nécessitant discrétion, réactivité et rigueur. Direction/ service de rattachement : Direction Générale des Services Encadrement : non Missions principales : 1. Assistant de direction - Gestion des agendas des élus et de la DGS (priorisation, arbitrage et coordination) - Rédaction, gestion et suivi des courriers, mails et invitations adressés au Maire - Organisation et coordination des commissions municipales et réunions diverses - Traitement et relais des différentes demandes des usagers après des élus - Rédaction de courriers - Organisation, classement et archivage des documents de la Direction Générale - Participation à la préparation de réunions (convocations, supports, rédaction et diffusion des comptes-rendus des bureaux municipaux) - Rédaction et suivi des différents actes administratifs 2. Séance de Conseil Municipal - Réalisation des différents documents préparatoires et mise en place du matériel pour la séance - Communication des informations sur les supports de diffusion - Rédaction des délibération, comptes-rendus, procès-verbal, etc... - Appui de la DGS lors de la séance (prise de note) 3. Coordination et communication - Traitement des demandes courantes du public (écoute des attentes de la population, des élus, des partenaires) - Participation aux activités indispensables de la Mairie pendant les périodes d'absence des collègues - Veille juridique et réglementaire Le profil recherché Savoirs :- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales- Règles de gestion administrative et de rédaction de documents officiels- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, messagerie, NAS)- Connaissance des outils de gestion documentaire et des procédures d'archivageSavoir-faire :- Capacité rédactionnelle, d'analyse et de synthèse- Respect des délais- Priorisation des tâches et gestion avec rigueur de plusieurs tâches simultanées- Savoir accueillir et renseigner avec professionnalismeSavoir-être :- Sens du service public- Confidentialité et discrétion professionnelle- Rigueur, méthode et organisation- Capacité d'écoute et diplomatie- Réactivité et autonomie tout en sachant rendre compte- Esprit d'équipe et sens du relationnel- Adaptabilité aux priorités changeantes du service