Assistante Administrative Accueil - Apc - Secrétariat Comptabilité - Valros H/F

Détail du poste Définition du poste : Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe, l'agent est en charge de : - La gestion de l'Agence Postale Communale (APC) - Les missions administratives : secrétariat, comptabilité, suivi de dossiers (ENEDIS/EDF, Eau, Baux) - L'accueil physique et téléphonique du public. Contraintes spécifiques du poste : - Présence obligatoire aux horaires d'ouverture au public. - Coordination des congés avec les autres agents du service administratif. - Adaptation des horaires en période de congés ou de remplacements (heures complémentaires/supplémentaires, récupération ou rémunération). - Participation ponctuelle à des réunions en dehors des horaires habituels. - Respect strict de la réglementation en vigueur Situation statutaire du poste / Temps de travail : Catégorie : C - filière administrative Titulaire/Stagiaire/Contractuel (le) Temps non-complet - 28 heures hebdomadaires Activités principales : Gestion de l'Agence Postale Communale (APC) - Opérations postales (courrier, colis, mandats, etc.). - Accueil et conseil aux usagers. Accueil du public - Accueil physique et téléphonique. - Renseignements et orientation des usagers. Secrétariat et gestion administrative - Classement et gestion des dossiers (courrier, copies, suivi). - Gestion des salles municipales. - Inscriptions scolaires et formations au CFMEL. Comptabilité - Exécution budgétaire (CCAS, Commune, photovoltaïque). - Mandats, titres, suivi des contrats. - Engagement et bon de commande, pointage. Suivi des dossiers techniques - ENEDIS/EDF, Eau, Baux, RODP, Publicités, loyers, conventions. Assurances - Déclaration et suivi des sinistres et événements (SMACL, GUSO). Gestion des marchés - Engagement, avenant, suivi des contrats. Communication externe - Suivi et commande des fournitures administratives, agendas, événementiel. - Participation à la communication au public. Polyvalence - Remplacement ponctuel sur les activités d'accueil (standard, mails, dossiers réglementaires, État-Civil, cimetière, élections). Relations : Internes : Élus, DGA, DGS, équipe administrative et agents des autres services communaux Externes : Usagers, La Poste, Collectivités locales, organismes divers et institutions (trésorerie, préfecture, ENEDIS, EDF, assurances...etc) Le profil recherché Savoirs :- Environnement institutionnel (collectivités territoriales, fonction publique territoriale- Réglementation postale, procédures de La Poste, outils de gestion postale - Techniques d'accueil physique et téléphonique- Techniques de communication- Connaissance de la gestion administrative et du secrétariat.- Comptabilité publique : règles d'exécution budgétaire, logiciels de gestion comptable (Berger Levrault)- Droit de la commande publique- Droit des assurances- Affaires générales (Etat-Civil, Population, Elections ...)- Rédaction de courriers- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, logiciels de gestion (comptabilité, élections, État-Civil), recherches internetExpérience & savoir faire : - Techniques d'accueil, gestion des flux, accueil bienveillant, écoute active- Autonomie et méthodologie de suivi, priorisation- Gestion des procédures : suivi rigoureux et réactivité- Polyvalence et travail en équipe- Communication et écoute- Rédaction : prise de notes, rédaction de courriers et mails- Conception d'outils de suivi (tableaux, etc.)- Aisance sur logiciels et outils informatiques- Résistance au stress : gestion des situations urgentes ou complexesSavoir être :- Sens du service public.- Rigueur et discrétion (respect du secret professionnel et de la confidentialité).- Aisance relationnelle avec le public.- Sens de l'organisation, autonomie, esprit d'initiative.- Sens des responsabilités et respect des procédures.- Adaptabilité, capacité à interagir avec différents interlocuteurs.- Réactivité et gestion du stress.Caractéristiques particulières :Outils logiciels : Logiciels de gestion postale, comptable (Berger Levrault), bureautique, outils de dématérialisation.Polyvalence : Capacité à assurer des remplacements sur l'ensemble des activités de l'accueil pouvant impacter les horaires de travail habituels