Coordinateur documentation HSE / Facility

Gestion des demandes d'achat et des commandes : • Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges • Effectue les demandes d'achats du service • Suit les commandes en cours • Fait les réceptions physiques et informatiques du service • Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées • Réponds aux demandes de la comptabilité et.ou contrôle de gestion relatives aux prestations réalisées et aux facturations correspondantes Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, sanitation, vêtements…) : • Demande les devis et planifie les prestations • Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations • Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets, sanitation,.. • Gère les dysfonctionnements, répondre aux réclamations éventuelles et proposer des solutions aux problématiques remontées Gestion documentaire : • Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire • Est responsable du processus d'enregistrement des procédures dans l'outil de gestion documentaire. • Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour. • Diffuse, classe et archive les procédures du service Coordinateur de formation du service • Attribue en concertation avec le manager du service les parcours de formation / profils requis pour la qualification du personnel de son service. • Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager. • Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation. • Après l'absence prolongée d'un collaborateur, réattribue les parcours de formation si absence de profil d'attribution. • A la demande établit les rapports de qualification du personnel de son service. Reporting • Mise à jour des indicateurs service et/ou demandés par le global (track déchets, Atlas, CORA, ….) • Participe à la bonne tenue et au suivi du budget de service HSE (CAPEX/OPEX) • Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE. • Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets • Suite et Réalise les CAPA dans les délais affectés Gestion des machines a café Voici plusieurs reformulations plus claires, plus professionnelles et orientées action. Choisis celle qui correspond le mieux au style souhaité : CAPA • Suit et met en œuvre les CAPA dans les délais impartis. • Assure le suivi et la réalisation des CAPA conformément aux délais fixés. • Pilote et exécute les actions CAPA dans les délais définis. • Gère et réalise-les CAPA en respectant strictement les échéances. Alerté Flotte automobile : assurer la la maintenance des véhicules et contrats associé Gestion Communication HSE : • Crée, met à jour et adapte les outils de communication (échange prévention, posters, livrets HSE) avec le support des membres du service HSE, pour développer la culture HSE sur le site. • Met en forme et diffuse les ordres du jour CSSCT et/ou réunions spécifiques. • Participe aux réunions de service (DMS, Comités…). Savoir : • Utiliser les outils bureautiques • Connaissances en gestion de système documentaire • Notions en droit du travail et droit de l'environnement • Anglais Savoir-Faire : • Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) • Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, …) • Connaissances en gestion administrative et documentaire • Connaissance des normes rédactionnelles • Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire • Maîtrise de la gestion et du suivi de budget • Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord • Connaissance d'un ERP (type SAP) • Bon niveau d'anglais Savoir-être : • Esprit pragmatique et méthodique • Rigueur • Sens du service • Réactivité et autonomie • Esprit d'équipe • Sens de l'écoute et de la communication • Capacité à prioriser