Gestionnaire au bureau des inscriptions (H/F)

RESPONSABILITÉS : Missions du poste - Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, personnels de l'université...) - Accueil téléphonique, gestion du courrier postal et électronique - Réception et traitement du courrier interne et externe - Inscription administrative des étudiants Activités principales - Contrôle des pièces justificatives originales - Validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants au regard des pièces justificatives originales présentées (Formulaires d'admission, Formulaire d'équivalence, Fiche de transfert « arrivée ») - Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d'inscription administrative en ligne - Saisie des inscriptions administratives dans l'application Pégase en contrôlant l'autorisation d'inscription (admission, paiement des années antérieures en règle...) - Remise des certificats de scolarité (situation particulières, panne applications scolarité, etc) - Remise des cartes étudiants - Délivrance d'attestations d'inscription - Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Pégase, notamment pour la remontée SISE - Relance des étudiants en attente de paiement - Gestion des demandes de transferts « départ » : vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier universitaire à l'établissement d'accueil - Mise à jour des formulaires et notices administratives relatives aux procédures administratives du bureau - Participation à l'écriture des procédures administratives - Participation à la préparation et à l'organisation de la campagne d'inscription administrative (forte activité de juillet à septembre) - Participation à la formation et à l'encadrement des vacataires (15 en juillet, 34 en septembre et 5 en octobre) - Répondre aux demandes d'information et aux questions posées par les étudiants, notamment via l'application de messagerie « Assistance étudiants » - Classement et archivage des différents dossiers d'inscription - Activités diverses : participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin. Contrainte spécifique : fort accroissement d'activité en période d'inscription de juillet à décembre PROFIL RECHERCHÉ : Compétences - Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université - Connaître les règles de scolarité - Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,) - Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte - Avoir le sens de l'accueil - Être rigoureux et méthodique