Gestionnaire des diplômes - F/H

RESPONSABILITÉS : Gérer l'émission des diplômes pour toutes les filières de l'établissement, soit environ 18 000 diplômés par an, tout en faisant preuve de polyvalence pour s'adapter aux diverses tâches et besoins administratifs liés à ce processus. 1. Gestion administrative des diplômes - Réception et contrôle des procès-verbaux définitifs de délibération de jury. - Assurer la préparation, l'édition et l'impression des diplômes nationaux et des listes d'émargement (édition systématique des diplômes de Licence, Master, Doctorat et HDR) - Edition à la demande des étudiants des diplômes intermédiaires (DEUG et Maitrise). - Vérifier la conformité des informations figurant sur les diplômes (identité des étudiants, mentions, signatures). Assurer la sécurisation des diplômes (numérotation, signatures). - Archiver et classer les documents relatifs à la délivrance des diplômes. 2. Organisation et suivi de la délivrance des diplômes - Gérer la transmission et la distribution des diplômes aux diplômés (envoi par courriel des convocations pour le retrait des diplômes). - Préparation et envoi des diplômes à l'étranger par la valise diplomatique ou par lettre recommandée. - Assurer le suivi des demandes de duplicatas. - Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs démarches (accueil physique, téléphonique et par courriel). - Gestion des diplômes liés aux cérémonies de remise de diplômes et mise en place des procédures. - Contribuer à établir des tableaux de bord statistiques pour le suivi de la délivrance des diplômes. 3. Relation avec les services internes et partenaires - Collaborer avec les gestionnaires pédagogiques. - Travailler en lien avec le rectorat et les administrations compétentes pour la validation des diplômes. - Répondre aux demandes des entreprises et institutions concernant l'authenticité des diplômes. - Évaluer les besoins en matériels pour le service et opérer les commandes de parchemin auprès de l'Imprimerie Nationale. 4. Amélioration des procédures et gestion des outils PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances / Savoir Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur Organisation et fonctionnement de l'établissement Connaissance de l'environnement professionnel : circuits de décision de l'Université, technique de communication Savoir faire Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe / Savoir hiérarchiser les priorités Sens de l'écoute pour répondre efficacement aux nombreuses demandes des étudiants Bonnes qualités rédactionnelles et bonne expression orale. Savoir rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie Savoir concevoir des procédures et les formaliser Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes Savoir être Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs Avoir le sens du travail en équipe et d'esprit d'initiative Faire preuve de sens du relationnel et appliquer les normes spécifiques à l'accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité, continuité) Être disponible lors des pics d'activités et être réactif Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées Faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence Faire preuve de courtoisie et de maitrise de soi en toutes circonstances, d'écoute et de professionnalisme