Gestionnaire Ecole Doctorale (H/F)

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS Gestion administrative et pédagogique : * Assurer la coordination administrative de l'école doctorale : accueil de public, permanence téléphonique et électronique (en français et anglais), organisation du planning des réunions, convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus ; * Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s'appuyant sur la réglementation en vigueur (recensement des conventions de formation, réception et vérification des dossiers de soutenance) ; * Organisation des Comités de Suivi Individuel (CSI) * Assurer un rôle d'interface et de coordination avec les différents services administratifs de l'université ; * Assurer le lien entre la direction de l'école doctorale et les différents partenaires (doctorants, unités de recherche, directeurs de thèse.) ; * Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (UFR, Universités, Collège des écoles doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, . * Collaborer avec les laboratoires à l'organisation de congrès, journées de l'école doctorale, réunions d'entrée et de sortie et autres activités de l'école doctorale, en appui au directeur. Suivi du financement des doctorants : * Participer à l'organisation du recrutement des doctorants contractuels (organisation et pilotage administratif du concours des contrats doctoraux, réalisation de tableaux de bord.) * Suivre les différents appels d'offre pour les financements de thèse (veille scientifique) * Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED Gestion financière : * Gestion du budget de l'ED ; * Suivre l'exécution budgétaire ; Mise à jour et suivi de données : * Suivre les indicateurs définis par l'HCERES et la direction de l'école doctorale (taux encadrement, taux de réussite, durée des thèses, nombre de thèse soutenues.) * Mise à jour des bases de données de l'ED * Suivre les abandons de thèses Communication : * Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques * Mettre à jour le site Web, la brochure de l'école doctorale et le vademecum PROFIL RECHERCHÉ Connaissances Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et professionnels. Bonne connaissance des techniques de gestion administrative. Bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la formation doctorale, notamment des contrats doctoraux et des missions complémentaires. Bonne connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale. Savoir-faire - Compétences opérationnelles APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants AMETHIS : Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et docteurs E- candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat SIFAC Web Messagerie Outlook Tableur Excel Traitement de texte Word Présentation Powerpoint Savoir-être - Compétences comportementales Rigueur et sens de l'organisation Réactivité et polyvalence Sens relationnel et de la communication Capacité à travailler en autonomie Capacité à gérer le stress et les aléas Capacité à anticiper les échéances, planifier et respecter les délais. Sens de la confidentialité Savoir rendre compte Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) Niveau II - Bac+3 Licence, Licence professionnelle