Référent administratif / Référente administrative en protection de l'enfance (H/F)

RESPONSABILITÉS : 1. Accueil (téléphonique, physique et numérique) des personnes sollicitant le service protection de l' Enfance : les parents, les familles, les établissements, les partenaires, les tiers dignes de confiance, les assistants familiaux et les jeunes confiés au service. Prise et diffusion des messages téléphoniques du service. Gestion de la boîte mail du service. 2. Gestion administrative des procédures associées aux missions de l'ASE au sein de la Direction territoriale de Thiers, - Gérer les suites administratives des décisions prises par les RPE - Assurer la constitution des dossiers et la gestion des procédures administratives ASE : Informations Préoccupantes, signalements, prise en charge physiques, AED, AEMO,TISF, MAESF... - Rédaction de courriers afférant aux procédures ASE - Veiller à l'informatisation des procédures administratives et judiciaires (enregistrement et suivi des procédures sur IODAS) - S'assurer, en liaison avec les travailleurs sociaux de l'ASE et les établissements, du respect des échéances dans le cadre des prises en charge physiques - Assurer le suivi des situations et de l'activité au travers de la tenue de tableaux de bord et veiller au respect des échéances (suivi des audiences, échéances des mesures ...) - Assurer les liaisons nécessaires (MDS, Tribunal Judiciaire, services et établissements de prévention et protection de l'enfance, services en charge de la mise en oeuvre des transports, pôle financier...), - Assurer le suivi, la mise à jour, le classement, les photocopies et l'archivage des dossiers ASE sous format papier et numérique 3. Appui le cas échéant à la gestion et au suivi de la commission enfance, - Préparer les commissions enfance en lien avec le RPE - Gérer les suites administratives des décisions prises en commission enfance - Assurer les liaisons nécessaires à l'issue de la commission enfance (MDS, Tribunal Judiciaire, services et établissements de prévention et protection de l'enfance...) 4. Mise en forme des rapports des travailleurs sociaux et transmission aux partenaires Tenue et mise à jour du dossier de l'enfant ( papier et numérique) 5. Participer si besoin aux tâches administratives dans le cadre de l'organisation du service Protection de l'enfance de la DTS : rédaction de compte rendu de réunion, envoi et copie de courrier, réservation de salle, prises de rendez-vous... 6. En qualité d'agent de la DTS, contribuer si besoin et de façon ponctuelle, à la continuité des services de la direction. PROFIL RECHERCHÉ : La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. De même, la collectivité encourage et valorise l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes. 1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES Techniques d'accueil, d'écoute Cadre réglementaire de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) Cadre réglementaire relative aux assistants familiaux Techniques de secrétariat 2 - COMPETENCES TECHNIQUES Gérer les appels téléphoniques Gérer les relations avec les assistants familiaux et les partenaires Respecter la confidentialité Instruire des dossiers administratifs Rédiger des courriers, des notes et des rapports Utiliser les logiciels bureautiques 3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES Organisation et gestion des priorités Sens relationnel Discrétion Adaptabilité Réactivité Aptitude à anticiper Aptitude au travail en équipe