Secrétaire administratif polyvalent H/F

Tâches : GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE · Accueil téléphonique et physique : clients/commerciaux/transporteurs/chauffeurs: renseignements, … · Calcul des devis · Gestion du courrier entrant et sortant · Prise de commande transférée au planning · Gestion de la caisse et des règlements comptants · Gestion des code-articles RH · Gestion de la badgeuse KELIO, vérification pointage des heures, primes, suivi des absences, …. · Gestion et suivi des salaries avec le siège et des demandes des salariés : CP, permis, avances, .... · Gestion administrative des intérimaires EXPLOITATION · Gestion des tableaux de suivi · Gestion des EPI · Envoi de produits pour analyse au laboratoire · Gestion administrative des livraisons et chauffeurs · Gestion administrative de la maintenance des machines BASCULE · Gestion quotidienne du pont bascule PRECIA (entre 1 et 2 heures par jour) : entrées/sorties de camion, suivi et modification de bon de pesée, création client/chantier/produit/transporteur, ... · Remplacement des agents du pont bascule quand ils sont absents · Suivi des encours commandes avec les BLs · Gestion à distance d’un site secondaire à Fresnes : contrôle des passages COMMERCE · Accompagnement administratif de la relation commerciale et des devis FACTURATION · Création client/chantier/produit. · Gestion des tarifs et de la base client · Rapprochement et vérification des données (proposition de prix, BLs, bons de commandes, planning, ...) · Réalisation des tableaux préparatoires clients/article pour facturation · Logiciel CEGID/QUADRA: saisie des devis, factures, avoirs. Facturation mensuelle (250/300 factures) · Mise sous plis ou envoi par dématérialisation · Transfert de la facturation en comptabilité · Réalisation tableaux de synthèse commerciaux (ventes, flux, matériaux, …) sous Excel · Suivi des encours clients : transmission des informations client pour les relances clients au siège FOURNISSEURS · Réception, vérification, rapprochement BL/factures · Gestion de la relation administrative avec les fournisseurs, des litiges qualité et éventuels avoir Rattachement : · Responsable du site pour la partie opérationnelle · Le directeur financier pour la partie administrative et financière Compétences requises : · Pack office Qualités requises : · Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning · Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs · Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents ·          Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning ·          Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs ·          Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents