Secrétaire administratif / Secrétaire administrative(H/F)

### Assistant(e) de Direction Administratif(ve) - Secteur Bâtiment Vous assurez la gestion administrative quotidienne d'une entreprise du bâtiment tout en apportant un soutien direct à la direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités. #### Assistance à la direction : * Gérer l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités) * Préparer les supports (ordres du jour, dossiers, présentations) * Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions * Filtrer les appels et gérer les sollicitations #### Gestion administrative : * Rédiger, mettre en forme et envoyer les documents administratifs (courriers, contrats, rapports) * Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique) * Gérer le courrier entrant et sortant * Suivre les dossiers administratifs (clients, fournisseurs, partenaires) * Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi #### Communication et coordination : * Assurer la communication entre la direction et les équipes * Être l'interlocuteur privilégié des partenaires (clients, fournisseurs, institutions) * Diffuser les informations importantes en interne * Gérer les situations sensibles ou urgentes #### Suivi des projets et reporting : * Participer au suivi des projets de l'entreprise * Collecter et analyser des informations pour la direction * Préparer des synthèses, tableaux de bord et rapports * Assurer le suivi des décisions prises (relances, échéances) #### Gestion des déplacements : * Réserver les transports et hébergements * Préparer les dossiers de déplacement #### Suivi comptable et financier : * Suivre les factures clients et fournisseurs * Préparer les éléments nécessaires au comptable * Suivre les budgets simples et les notes de frais * Mettre à jour les tableaux financiers de base #### Organisation et moyens généraux : * Gérer les fournitures et les commandes * Veiller au bon fonctionnement des équipements * Participer à l'amélioration des procédures internes * Mettre en place des outils d'organisation (plannings, process) #### Ressources humaines : * Assurer le suivi administratif du personnel (absences, congés, dossiers) * Préparer les éléments de paie * Participer à l'organisation des recrutements (tri des CV, planification des entretiens) * Accueillir et accompagner l'intégration des nouveaux collaborateurs #### Support opérationnel : * Apporter un soutien direct au dirigeant sur des tâches variées et parfois urgentes ### Compétences techniques : * Capacités rédactionnelles * Maîtrise de la gestion documentaire et administrative * Connaissance des procédures administratives * Notions en gestion et comptabilité * Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion tels que Dougs et Qonto Savoir-être professionnel : * Sens de l'organisation et rigueur * Discrétion et respect de la confidentialité * Polyvalence et autonomie * Bon relationnel et sens du service * Réactivité et capacité à gérer les priorités Avant l'intégration au poste, une Préparation Opérationnelle à l'Emploi Individuelle (POEI) peut être mise en place afin de permettre l'acquisition ou le renforcement des compétences techniques nécessaires à l'exercice du métier au sein de l'établissement.