Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP. Rédaction des courriers pour l'ensemble du SAD Assurer la réponse téléphonique pour le service Suivi et mise à jour de l'ensemble des documents internes au SAD Tenue de l'agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD Gestion du courrier entrant et sortant Diffusion des informations aux hôpitaux de l'AP-HP et hors AP-HP Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior Diffusion du planning mensuel des permanences du SAD Diffusion du tableau de garde des internes Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus Accueil et prise en charge des visiteurs à l'accueil Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD Participation à l'inventaire annuel du service Réceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service, Suivre les indicateurs d'activité du secrétariat Participation à la formalisation des documents du service SAVOIR FAIRE REQUIS Maîtriser Word, Excel, Ppt (si possible autres logiciels métiers APHP) Planifier et organiser ses activités Communiquer : savoir s'adapter aux différents interlocuteurs QUALITES PROFESSIONNELLES Discrétion Organisation, rigueur, méthode, Gestion des priorités Esprit d'équipe Rapidité, efficacité Disponibilité Dynamisme GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS Travail sur écran Port des EPI