Secrétaire assistant(e) (H/F)

MISSION 1 : ASSISTER LES ELUS DU BUREAU TERRITORIAL (35%) • Vérifier les documents statutaires reçus à la délégation territoriale (PV de réunions d'élus locaux, des élections générales ou en cours de mandat) • Saisir sur l'outil interne les élections générales ou en cours de mandat • Organiser, suivre et mettre à jour les plannings de réunions territoriales • Convier les élus territoriaux et locaux aux réunions statutaires • Assurer le suivi RH et administratif des volontaires en Service Civique • Suivre les projets en cours • Assurer la fonction supports auprès des bénévoles MISSION 2 : PARTICIPER AUX TÂCHES ADMINISTRATIVES DE LA TRESORERIE TERRITORIALE (20%) • Participer à l'établissement des factures externes et internes • Assurer l'envoi des relances règlements en attente • Participer à la mise à jour des opérations bancaires dans l'ABC du trésorier • Remettre en banque les chèques • Assurer le suivi comptable des subventions et financements • Participer à la rédaction des demandes de subvention ou de financement MISSION 3 : ASSISTER LES DIRECTIONS TERRITORIALES (25%) • Faire les nominations des cadres locaux sur la base de données interne nationale • Vérifier et valider les PV des formations dispensées au niveau local • Saisir les PV de formations territoriales • Préparer et envoyer les renouvellements d'agréments préfectoraux et ministériels MISSION 4 : GERER LES TÂCHES ADMINISTRATIVES (15%) • Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers et messages électroniques • Traiter et transmettre les relevés de décisions, CR, notes de service en interne • Enregistrer dans un chrono toutes les correspondances (arrivé et départ) • Réceptionner et diffuser les informations selon des critères de délais, de pertinence et de confidentialité • Assurer le rôle de support sur les outils internes • Mettre à jour les annuaires interne et des prestataires • Assurer la relation avec les prestataires MISSION 5 : GERER LA LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE (10%) • Préparer les réunions régulières et/ou évènements territoriaux • Gérer les archives (actualiser, classer, trier, archiver) • Contrôler l'état des stocks et recenser les besoins en approvisionnement • Passer commande auprès des fournisseurs • Rigueur, autonomie, capacité d'adaptation • Maîtrise des outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web • Capacités rédactionnelles • Organiser et gérer les priorités • Suivre un budget Date de prise de poste souhaitée Dès que possible Informations pratiques liées au poste P Prime de fin d'année : Oui