Secrétaire

Sous le commandement d'un assistant de direction, le titulaire du poste est chargé d'assurer la fonction de secrétaire. - Collationner et transmettre le courrier « départ » au service responsable de l'expédition du courrier ; réceptionner, vérifier, trier le courrier « arrivée » et en assurer la diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés. - Exécuter l'envoi après validation par une autorité du courrier électronique « départ » ; assurer la diffusion des messages électroniques « arrivée » par le biais des messageries électroniques. - Enregistrer le courrier « arrivée » et « départ » sur le logiciel référent ; effectuer le classement des documents (chrono, ordres de mission, messages…) ; appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret. - Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques en fonction de leur demande ; transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l'interlocuteur ad hoc. - Établir les demandes nécessaires au fonctionnement de la cellule. - Établir les demandes d'accès « base » au profit des visiteurs extérieurs. - Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule. - Rédiger et mettre en forme un document en respectant la charte graphique en vigueur. - Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions. - Assurer la suppléance du secrétariat particulier de la sous-direction. Expérience dans un poste de secrétariat.