SECRETAIRE DE DIRECTION

L'agent est chargé d'organiser et coordonner les activités du secrétariat de direction de l'AIA BR : - Superviser et optimiser le fonctionnement du secrétariat -Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction (saisie de documents, enregistrement, distribution, classement, archivage de la documentation et du courrier) -Gérer l'emploi du temps du Directeur de l'AIA BR et des sous-directeurs -Assurer l'optimisation du temps et du travail : Organiser et superviser l'activité du secrétariat ; Gérer les agendas du directeur et de certains sous-directeurs -Tenir à jour du référentiel organisationnel sur le portail AIA BR - Tenir à jour le Registre de Publication des Actes Administratifs ( RPAA) - Suivi des textes caduques et obsolètes en lien avec les rédacteurs - Référent de l'AIA de Bretagne pour les Archives - Rédiger les décisions de nominations, de délégations de signature, de suppléances permanentes - Établir les organigrammes AIABR et sous-direction administration - Rédiger des ordres de circonstances (OC) de programmation et suppléance annuelles de la Direction - Responsable des cartes achats N1+N3 ( Achats Internet et locaux/suivi du budget alloué) pour la direction - Préparer les dossiers financiers pour les sorties de cohésion de la Direction - Suppléer le secrétariat de l'antenne de Lann-Bihoué - Soutenir le bureau communication - Assurer la transmission et la mise à disposition de l'information ( CMI) Vous justifiez d'une expérience en secrétariat, le candidat doit disposer des compétences suivantes : organisation et méthode, utilisation des logiciels bureautiques, adaptabilité, réactivité, techniques de secrétariat, savoir travailler en équipe. Confidentialité et discrétion professionnelle. Aptitudes relationnelles et de communication interpersonnelle confirmées.