Secrétaire institut de formation H/F

SECRETAIRE INSTITUT DE FORMATION H/F COORDINATION GENERALE DES INSTITUTS DE FORMATION CDD 3 MOIS RENOUVELABLE -TEMPS PLEIN A POURVOIR A COMPTER DU 01 OCTOBRE 2026 I. Présentation générale du CHU Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne. Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes. Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne. II. Poste proposé -Missions générales - -Assurer les activités de d'accueil et de secrétariat liées à la formation des étudiants -Assister le directeur adjoint et la responsable de la coordination pédagogique dans la réalisation de leurs missions administratives -Collaborer et si besoin remplacer les secrétaires de l'IRFPS Activités : -Gestion administrative des dossiers de suivi de scolarité des étudiants -Dossiers des financements des étudiants : - -Constitution des dossiers de prise en charge : Rémunération Région -Pole emploi -Transition pro -Promotion professionnelle etc... -Elaboration des conventions financières de formation -Suivi des dossiers de financement -Transmission du présentéisme aux organismes financeurs - -Suivi du présentéisme et absentéisme des étudiants -Gestion des validations : préparation des documents d'évaluation, convocation des étudiants, convocation des jurys, saisie des notes sur Forméis -Gestion de la certification : préparation et envoi des documents à la DREETS en lien avec sa collègue du site de Poitiers. -Gestion administrative générale et accueil - - Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des étudiants, candidats, intervenants, visiteurs et partenaires. - Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents et assurer une réponse de premier niveau. - Gérer le courrier entrant et sortant, les boîtes mails fonctionnelles et les documents institutionnels. - Mettre en forme, diffuser et classer les courriers, notes, convocations, comptes rendus et documents administratifs. - Organiser l'archivage physique et numérique selon les règles de confidentialité, de conservation et de traçabilité. - Participer à la continuité administrative de l'institut, en lien avec le directeur. - Veiller à la mise à jour du site internet - Gestion de la scolarité et du parcours étudiant - - Constituer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants tout au long de la formation. - Assurer le suivi administratif des inscriptions, réinscriptions, attestations, certificats de scolarité et pièces justificatives. - Préparer les documents de rentrée et accompagner la mise à jour des informations nécessaires aux étudiants. - Saisir et actualiser les données dans le logiciel de scolarité Forméïs et les fichiers de suivi. - Suivre les absences, justificatifs, retards de pièces et informations administratives nécessaires au parcours de formation. - Préparer les éléments administratifs relatifs aux évaluations, commissions, jurys, validations semestrielles et diplomation. - Contribuer à la préparation des éléments nécessaires à la certification des étudiants auprès de la DREETS. - Suivi administratifs des parcours spécifiques : apprentissage (avec le CFA Sup), adaptations de scolarité liée à l'inclusion ou le statut de sportif de haut niveau. - Gestion pédagogique et logistique des enseignements - - Participer à la planification administrative des enseignements, en lien avec l'équipe pédagogique. - Diffuser et mettre à jour les emplois du temps, informations pédagogiques et documents utiles aux étudiants et intervenants. - Créer, déposer ou organiser les supports administratifs sur la plateforme pédagogique e-Notitia selon les procédures définies. - Préparer les listes d'émargement, convocations, feuilles de présence, documents d'évaluation et supports de suivi. - Assurer le lien administratif avec les intervenants extérieurs : informations pratiques, documents nécessaires, éléments de paiement. - Contribuer à l'organisation matérielle des cours, réunions pédagogiques, jurys, examens et temps institutionnels, reprographie de documents pédagogiques - Si besoin, orientation ou accompagnement des intervenants sur les différents lieux de formation - Gestion administrative des stages - - Préparer, suivre et classer les conventions de stage et documents réglementaires associés. - Mettre à jour les bases de données des terrains de stage et les coordonnées des interlocuteurs. - Assurer la traçabilité des documents obligatoires : conventions, attestations, évaluations, fiches de présence et justificatifs. - Transme...