Secrétaire Médicale (H/F)

SECRETARIAT PARTAGE : ASSISTANTE DU PÔLE DE PSYCHIATRIE (50%) UCLI (30%) DESCRIPTION DE L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AU SEIN DU PÔLE Exécutif du pôle de psychiatrie : Sandrine BEDNARSKI (directrice référente du pôle) Dr Caroline DEBACQ (chef du pôle) Géraldine GUILLART (cadre administrative du pôle) Anne LUTJENS (cadre supérieur du pôle) Pôle de psychiatrie : Dr Caroline DEBACQ (Cheffe de pôle) o Psychiatrie adulte 1/ 3 secteurs de psychiatrie (intra et extra) : 91G14 qui rassemble les communes d'Orsay, Bures sur Yvette, Gif sur Yvette et Les Ulis 91G15 qui rassemble les communes de Massy, Verrières et Wissous 91G16 qui rassemble les communes de Palaiseau, Villebon, Bièvres, Igny, Saclay, Saint Aubin, Val d'Albian, Vauhallan et Villiers le Bâcle. Chaque secteur comprend une unité d'hospitalisation temps plein (2 unités d'entrants, 1 unité de réadaptation et de réinsertion UH2R), un ou deux CMP, un hôpital de jour et un CATTP. 2/ UCLI (unité de crise et de liaison intersectoriel) 3/ UNISONJE (Unité de Soins pour les Jeunes adultes 17-25 ans) 4/ Une plateforme de réhabilitation psychosociale Novarehab, un programme d'ETP (éducation thérapeutique), des consultations psychotrauma o Psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent (Pr Julie BOURGIN-DUCHESNAY) Le Service de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent dont le secteur géographique regroupe les communes des trois Secteurs de Psychiatrie Générale dépendant de l'hôpital d'Orsay : Orsay, Saint Aubin, Villiers le Bâcle, Saclay, Vauhallan, Igny, Bièvres, Verrières-Le-Buisson, Gif/Yvette, Bures/Yvette, Massy, Palaiseau, Villebon, Villejust, Wissous et Les Ulis. 1/ Structure « Périnatalité/ Petite enfance » (0-3 ans) La Paruline et son unité mobile PPLUM 2/ Structure « Enfants » (4 CMP et un HDJ avec 2 unités enfants de 3 à 12 ans) 3/ Dispositif Adolescent Une unité d'hospitalisation temps plein la « Maison De l'Olivier » : Un Hôpital de Jour « PEP'IT » (Premier Episode Psychotique InTervention précoce) : Un Centre d'Evaluation Précoce et d'Intervention pour les Adolescents « CEPIA » et son unité mobile TEAMPSY 4/ Structure « Surdité Santé Mentale » Addictologie (Dr Teim GHANEM) Le pôle comporte également un Centre de Soins et de Prévention et d'Accompagnement en Addictologie (CSAPA) et une consultation jeunes consommateurs (CJC), structure ambulatoire sans hébergement, localisée au sein de l'hôpital général d'Orsay. Urgences psychiatriques (Dr Teim GHANEM) Description de l'équipe médicale et paramédicale : L'équipe paramédicale est composée de : Un cadre de pôle, un cadre de santé en intra et en extra pour les adolescents, un cadre de santé en intra et extra pour chaque secteur adulte, Infirmiers, aides-soignants, agents des services hospitaliers Assistantes médico administratives, assistantes de services sociales, Psychologues, psychomotriciennes, art-thérapeutes, éducateurs, Enseignants détachés de l'éducation nationale pour la pédopsychiatrie. L'équipe médicale est composée de pédopsychiatres et internes de spécialité. MISSIONS DU POSTE Texte de références : Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière : Famille : GESTION DE L'INFORMATION Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale Code métier : 40L20 Psychiatrie Adulte (30 %) : -UCLI 30 % Pôle (50%) : -Assistante de l'exécutif du pôle Missions générales -Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus, statistiques, tableaux de bords, -Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation, -Organisation logistique : réservation de salles de réunion et de véhicules de fonctions, installation de la salle, réservation matériel informatique -Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord, de fichiers -Mise en forme de présentations sur Power Point, de tableaux sous Excel -Traitement de textes sous Word : frappe de courriers, rapports, comptes-rendus -Traitement de dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) -Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes -Gestion du courrier : enregistrement, traitement de réponses simples, suivi des échéances, relances -Participation à l'élaboration des rapports d'activité -Classement : classement physique et informatique Missions spécifiques extrahospitalier psychiatrie adulte -Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance, -Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements...), -Saisie des données liées à l'activité médicale (codage), -Tenue à jour du dossier patient -Classement et archivage des dossiers « papier » patients (dans l'attente du dossier patient informatisé). -Elaboration du bilan annuel Missions spécifiques as...