Technicien/ne de Scolarité en charge de la cellule ECOS/EDN des Etudes Médicales (H/F)

RESPONSABILITÉS : MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le/la Technicien/ne de Scolarité assure des fonctions polyvalentes dans le domaine de la Formation au sein de la Scolarité « Etude de Santé » des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation. Le/la Technicien/ne de Scolarité est placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité concerné, au sein de l'UFR de Médecine et des Professions Paramédicales. Le Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarité qui se répartissent la gestion de l'ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie). ACTIVITÉS ESSENTIELLES : Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes - Gérer le courrier et les courriels concernés Gestion des Examens Cliniques par Objectifs Structurés (ECOS) : - Organiser les Comités de Pilotage ECOS (pédagogique et administratif) et élaboration des compte-rendu ; - Organiser les sessions d'examens nationaux et facultaires : o Gestion du calendrier d'examens et contrôle des échéances, o Assurer les activités de logistique (réservation et préparation des salles, commande de matériels et fournitures), o Gestion des sujets d'examens, o Convocation des étudiants, du personnel administratif et vacataires, convocation des examinateurs enseignants, lien avec les services de la Logistique et de l'Informatique, o Participation aux vérifications des convocations et identités des candidats. o Organiser, alimenter et mettre à jour les listes d'étudiants (rotations et horaires de passage, répartition dans les différentes salles, émargement...), o Gestion des résultats d'examen (publication) ; o Élaboration et édition de différents documents nécessaires au bon déroulement des épreuves (PV, PV fraude, fiches incidents...) o Alimentation des tableaux de suivis, extractions et élaboration des statistiques ; Gestion des Épreuves Dématérialisées Nationales (EDN) en Médecine Élaboration de fiches procédures (ECOS / EDN...) ; Suivi des indicateurs dans un tableau de bord ; Participer aux activités générales du Service et des UFRs. PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES REQUISES : Connaissances : - Notions de base des techniques de communication orale et écrite. - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. - Connaissance générale du domaine de la formation - Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes. - Connaissance souhaitée du droit des examens et concours - Connaissance générale des techniques d'élaboration de documents Compétences opérationnelles : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte (compte-rendu) - S'avoir s'exprimer oralement ou par écrit et faire preuve de pédagogie (présentation support power point) - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Savoir travailler en équipe - Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), le publipostage et savoir utiliser les logiciels dédiés au domaine de la Formation (Apogée, ENT) - Mettre en œuvre une démarche qualité - Gérer la confidentialité des informations et des données. - Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres. - Savoir mettre à jour des tableaux de bord Compétences comportementales : - Confidentialité - Sens de l'organisation - Rigueur / Fiabilité - Posséder des qualités relationnelles et de l'aisance à l'oral en public - Avoir le sens du service public - Savoir gérer son stress PRÉREQUIS / FORMATION SOUHAITÉE : Formation en secrétariat, en gestion administrative, appétences informatiques seraient un plus. SPÉCIFICITÉS DU POSTE : • Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (occasionnelles et anticipées). Déplacements dans les centres d'examens. Manutention. • Rémunération : INM 373 soit 1 867.02 € brut mensuel • Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire • Congés : 49 jours de congés annuels (base 37h30) • Participation aux frais de transports en commun • Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail • Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur.