Assistant Achat H/F

Les missions du poste Kalea Conseil est un cabinet de recrutement indépendant qui accompagne les entreprises dans leurs recrutements de cadres et non-cadres, en CDD , intérim et CDI, ainsi qu'en management de transition. Nous intervenons sur un large périmètre de fonctions : - Fonctions commerciales (itinérants, sédentaires, KAM, direction commerciale...) - Fonctions support (RH, finance, comptabilité, ADV, office management, achats, supply chain, logistique...) - Profils IT & digitaux - Profils industriels et techniques Notre approche se veut humaine, pragmatique et sur-mesure : - un accompagnement flexible, adapté aux besoins de chaque structure, et de chaque candidat - une communication claire et régulière à chaque étape, - un suivi des candidats jusque dans leur intégration. Notre objectif : sécuriser les recrutements et bâtir des collaborations durables, en alignant les compétences et les personnalités avec l'ADN des entreprise. Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) Achats / Gestion des commandes pour rejoindre la Direction du Développement et des Systèmes d'Information d'un groupe international. La direction a connu une forte croissance ces dernières années, entraînant une augmentation importante du volume d'achats, de commandes et de prestations à suivre. Vous rejoindrez une équipe dans laquelle les processus sont déjà structurés et travaillerez en lien étroit avec les assistantes de la direction, les équipes opérationnelles, les fournisseurs et les prestataires. L'enjeu du poste : assurer un suivi rigoureux et fluide de l'ensemble du processus achats, de la création de la commande jusqu'à la facturation. Une prise de poste rapide est souhaitée afin de permettre une passation avec les personnes actuellement en poste. Vos missions Gestion et suivi du processus achats - Procure-to-Pay Vous prenez en charge le suivi administratif du cycle achats et notamment : - la création et la saisie des commandes d'achats dans les outils internes ; - le suivi des circuits et workflows de validation ; - le contrôle de l'avancement des commandes ; - le suivi des réceptions ; - le suivi de la facturation fournisseurs ; - les échanges administratifs avec les fournisseurs ; - les relances auprès des différents interlocuteurs lorsque des validations, réceptions ou actions sont en attente. Les achats concernent principalement du matériel informatique, des logiciels, des contrats de maintenance et des prestations de services. Suivi administratif des prestataires Vous assurez également le suivi d'un portefeuille d'environ 50 prestataires : - suivi des devis ; - gestion et suivi administratif des contrats de prestation ; - création des commandes associées ; - suivi des renouvellements ; - contrôle et suivi des factures ; - pointage des activités ; - contrôle de la cohérence des informations dans les différents outils. Le volume et les mouvements réguliers au sein du portefeuille nécessitent un suivi particulièrement rigoureux et méthodique. Missions complémentaires Plus ponctuellement, vous pourrez également intervenir sur : - l'organisation de déplacements professionnels et l'établissement des fiches de mission ; - la coordination avec l'agence de voyages ; - l'organisation de réunions ou de séminaires ; - la préparation d'événements internes à la direction. Le profil recherché Vous justifiez idéalement de minimum 3 ans d'expérience sur un poste d'assistanat achats, de gestion des commandes ou de gestion administrative avec une forte composante achats.Vous connaissez le fonctionnement d'un processus achats et avez déjà assuré le suivi de commandes, de fournisseurs et/ou de prestataires.Votre expérience peut avoir été acquise dans le domaine des achats directs ou indirects : les deux environnements peuvent correspondre au besoin.Vous êtes notamment à l'aise avec :la gestion administrative des commandes ;le suivi d'un processus achats de bout en bout ;le suivi de fournisseurs et de contrats ;Excel et la mise à jour de tableaux de suivi ;l'utilisation simultanée de plusieurs outils informatiques.La connaissance des outils Corcentric, LBC ou Abraxio constitue un plus, mais n'est pas indispensable.Votre savoir-êtreLa rigueur est le critère essentiel pour réussir sur ce poste.Les outils ne générant pas systématiquement de notifications, vous devez être capable de suivre vos dossiers de manière autonome et méthodique, de contrôler l'avancement de chaque étape et d'effectuer les relances nécessaires.Nous recherchons une personne :très organisée et structurée ;fiable et attentive aux détails ;capable de gérer plusieurs dossiers simultanément ;à l'aise dans le suivi et les relances ;dotée d'un bon relationnel avec des interlocuteurs variés.Vous intégrerez un environnement dans lequel les procédures et les outils sont déjà en place. Il est donc important d'être à l'aise avec le fait de prendre en main les processus existants et de les appliquer avec rigueur, sans chercher à les remettre en question ou à les transformer.Les conditionsContrat : mission d'intérim de 6 moisLocalisation : Guyancourt (78)Télétravail : 1 journée par semaine possible une fois la confiance installéePrise de poste : dès que possible, idéalement avant le 20 Juillet afin de permettre une période de passationLe processus de recrutementLe processus se déroule en deux étapes :un premier entretien en visioconférence avec la chargée de recrutement ;un entretien sur site avec le responsable. Bienvenue chez Kalea Conseil Kalea Conseil est un cabinet de recrutement indépendant qui accompagne les entreprises dans leurs recrutements de cadres et non-cadres, en CDD , intérim et CDI, ainsi qu'en management de transition.Nous intervenons sur un large périmètre de fonctions :Fonctions commerciales (itinérants, sédentaires, KAM, direction commerciale...)Fonctions support (RH, finance, comptabilité, ADV, office management, achats, supply chain, logistique...)Profils IT & digitauxProfils industriels et techniquesNotre approche se veut humaine, pragmatique et sur-mesure :un accompagnement flexible, adapté aux besoins de chaque structure, et de chaque candidatune communication claire et régulière à chaque étape,un suivi des candidats jusque dans leur intégration.Notre objectif : sécuriser les recrutements et bâtir des collaborations durables, en alignant les compétences et les personnalités avec l'ADN des entreprise.