Assistant - Assistante de Direction - Paph - Ccas de la Ville de Quimper H/F

Détail du poste Le Centre Communal d'Action Sociale recrute un assistant/une assistante de direction au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité. Missions du poste : Assister la Directrice Générale Adjointe (et au besoin les directrices et directeurs dans leurs fonctions), assurer le secrétariat et le suivi administratif de la DGA (CCAS, CIAS, Ville et QBO). Activités principales: Assistance de la directrice et des cadres de la direction personnes âgées et du handicap : - Organiser l'agenda du directrice, gérer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités et coordonner les agendas des cadres de la direction, procéder aux réajustements nécessaires le cas échéant. - Rédiger des notes, courriers et élaborer les comptes rendus de réunions, - Mettre en place des réunions en interne et avec les partenaires et assurer l'organisation matérielle (réservation de salle, de véhicule, vidéoprojecteur ...), - Renseigner et diriger les interlocuteurs internes et externes, - Gérer le courrier de la directrice (chrono-courrier, enregistrement, diffusion, mails...), - Piloter la diffusion des informations, des procédures et des dossiers auprès des cadres de la direction. - Organiser l'accueil de stagiaire, chargé de mission accueillis auprès de la directrice PAPH, - Participer à l'élaboration du rapport d'activité de la direction, - Organiser le classement et l'archivage de la directrice PAPH. Participation aux missions de l'accueil PAPH : - Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'accueil PAPH et de l'accueil général du CCAS, lorsque cela ne peut être fait par les agents habituellement en charge de cette mission. - Instruire les dossiers d'aide sociale en cas d'absence de l'agent d'accueil habituellement en charge de ce dossier Responsabilités et missions sécurité intégrées aux activités précitées. Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service. Le profil recherché Profil recherché- Connaître les grandes règles administratives et les procédures de communication administrative,- Maîtriser les outils et les techniques bureautiques,- Optimiser l'organisation et la gestion du temps- Connaître les missions de la direction PAPH- être capable de travailler en autonomie.- Avoir de bonnes compétences rédactionnelles- Être capable d'évaluer et de prioriser les demandes- Avoir de très bonnes capacités d'anticipation- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus,- Saisir tous types de documents (Power Point, word, excel., publisher...).- Sens du service public,- Polyvalence et adaptabilité,- Sens des relations humaines, de l'écoute- Souplesse et diplomatie,- Sens de l'organisation,- Réactivité,- Discrétion,- Rigueur, neutralité.