Assistant de Gestion Financière et Budgétaire Secrétaire du Secrétariat Général H/F

Détail du poste L'assistante de gestion financière - Secrétaire du Secrétariat général travaille dans les domaines de la gestion financière, administrative, logistique et RH. Forte charge de travail liée notamment à l'exécution budgétaire des dépenses et des recettes (> 4000 pièces à traiter/an): Saisie/transmission/suivi des approvisionnements GFC: > 360/an Traitement factures CHORUS PRO: > 1000/an Liquidations des dépenses GFC: > 1700 lignes/an, > 700 Mandats, > 37 Bordereaux Liquidations de recettes GFC: >530 Ordres de recettes, > 20 Bordereaux Ordres de réduction de recettes, réimputations, reversements: > 50/an Les opérations sus-mentionnées sont depuis le 01/01/2026 réalisées sur le logiciel Op@le, outil complexe et en cours de développement, le traitement obligatoire des services faits pour chaque dépense constitue une nouvelle opération et une charge supplémentaire. Missions: Assistant de gestion financière et budgétaire: A partir des demandes d'achat: vérification, saisie, émission et gestion des bons de commandes et des engagements, adressage des bons de commandes aux fournisseurs et aux différents services demandeurs en interne Relève quotidienne des factures sur le portail chorus pro et Op@le Rapprochement des factures, bons de livraison/d'interventions pour établir le service fait Liquidation des dépenses (saisie): factures (avec/sans RIB), y compris alimentaire, paies (affectation des salaires et charges), états de frais missions, dépenses avant ordonnancement...Saisie des ordres de reversement Saisie des ordres de recettes(subventions, droits constatés, bourses), saisie des ordres de reversement et des ordres de réductions de recettes Mise à jour du tableau de gestion budgétaire annuel (fournisseurs/affectations) Secrétaire du Secrétariat Général - Gestion matérielle, logistique et RH: Réception des commandes avec l'accueil, info aux demandeurs Suivi des relations fournisseurs: relances, contact, créations comptes clients, incitation chorus pro, règlement des litiges avec les fournisseurs, gestion des avoirs Gestion du stock et des commandes des fournitures administratives et réassort Gestion de l'aide aux photocopieurs: suivi des pannes, réapprovisionnement des fournitures diverses Gestion du linge d'internat avec le personnel région: planification des nettoyages externalisés, gestion stock y compris linge jetable Aide au suivi des contrats de fonctionnement du lycée: contrats obligatoires (sécurité), maintenance des installations et locations diverses Réalisation de divers travaux de secrétariatpour le SG : certificats administratifs, messages téléphoniques, rangement, archivage électronique, rangement de dossiers RH (région), etc. Saisie de messages de l'intendance sur Pronote Participation à l'amélioration continuedes process : écriture des procédures, mise à jour des imprimés, tableaux de suivi... Aide à la gestion du groupement de commandes alimentaires 64-40 : saisie des besoins ann Le profil recherché Compétences:Connaissances: Règles et techniques de la gestion budgétaire et financière, organisation d'un EPLECompétences Techniques: Maîtrise de CHORUS PRO, Op@le, Pronote, TURBOSELF (menus et statistiques), PRESTO (stock alimentaire, transition planifiée sur TOPAZE), messagerie, internet, pack office (EXCEL et WORD)Compétences Transversales: Forte capacité de travail, savoir gérer son temps, prioriser le travail, le réaliser en autonomie, anticiper les échéances. Avoir le sens de l'organisation, des capacités d'adaptation, de la rigueur. Savoir réagir, rendre compte et donner l'alerte sur des problématiques, Savoir travailler en équipe, dans l'urgence, tout en gérant son stress Compétences Relationnelles: Etre diplomate, savoir communiquer dans un contexte exigeant, avoir le sens de l'accueil, être disponible, réactif, efficace, fiable, faire preuve de discrétion et de réserve.