Assistante Administrative - Saint-Gilles H/F

Détail du poste Le collaborateur est placé sous l'autorité directe de la Directrice Enfance et Petite Enfance Prise de poste au 1er septembre 2026 MISSIONS Missions administratives - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction - Rédiger des documents administratifs (certificats administratifs, décisions et délibérations courantes et récurrentes) de la direction - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus ... - Gérer administrativement le service enfance (déclaration TAM, données activités CAF...) - Participer à l'organisation du recrutement des vacataires ou saisonniers du service enfance. - Renseigner les tableaux de suivi des activités du service enfance - Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions de la direction (réserver un lieu, inviter les participants...) Missions financières - Régisseur de recettes suppléant du service enfance (périscolaire et extrascolaire) et de la régie d'avance ALSH-ALP - Traiter les factures des services de la direction (Enfance et EAJE) - Suivre et respecter les marchés de la direction - Rédiger les bons d'engagements et prendre les commandes des services de la direction - Suivre le budget du service enfance Missions spécifiques - Continuité de service en cas d'absence de la directrice Enfance- Petite Enfance - Accompagner les agents du GUE sur les aspects techniques (Gestion des incidents et demandes d'inscription particulières) : - Réponses récurrentes qui ne demandent pas un arbitrage par la directrice Enfance. - Réponses plus complexes en collaboration avec la directrice Enfance - Renfort ponctuel au service des affaires scolaires - Assurer la relation avec la société Abélium en lien avec la directrice Enfance - Paramétrer les éléments sur logiciel Abélium - Veille de la Gestion Electronique de Documents (GED) sur le logiciel Le profil recherché Savoirs- Environnement territorial, acteurs institutionnels, sociaux, culturels et associatifs locaux- Procédures comptables et administratives- Communication orale et écrite- Connaissances des progiciels et des procédures de la direction- Techniques de secrétariatSavoirs faire- Apprécier la validité des pièces justificatives- Contrôler les factures- Identifier un problème - Maitriser l'outil informatique- Planifier son travailSavoirs être- Rigoureux, méthodique, disponible- Discrétion et secret professionnel- Autonomie et sens de la hiérarchie