Employé d'accueil F/H

Vous êtes le premier contact de nos clients et contribuez à leur offrir une expérience de qualité. Vous assurez l'accueil, le suivi administratif des dossiers et la coordination entre les clients, les experts, les techniciens et l'équipe administrative afin de garantir le bon déroulement des réparations. Vos missions Accueil des experts et des assurés Préparer le planning des expertises. Accueillir les experts et les clients avec professionnalisme et convivialité. Constituer et mettre à jour les dossiers des assurés. Informer les clients sur les étapes de la réparation de leur véhicule. Mettre à jour les informations dans le logiciel interne. Gestion des rendez-vous de réparation Planifier les rendez-vous de réparation. Confirmer les rendez-vous auprès des clients. Préparer les dossiers avant l'arrivée des véhicules (rapports d'expertise, commandes de pièces, franchises, etc.). Réception et restitution des véhicules Accueillir les clients lors du dépôt et de la restitution des véhicules. Réaliser les états des lieux des véhicules clients et de prêt (photos et relevés). Faire signer les documents liés à la réparation (ordre de réparation, contrat de prêt, fiche de réception...). Vérifier les transferts d'assurance. Encaisser les franchises et enregistrer les opérations dans le logiciel interne. Suivi des dossiers Assurer le suivi administratif et l'avancement des réparations. Mettre à jour les informations dans les logiciels internes et externes. Informer régulièrement les clients sur l'évolution de leur dossier. Effectuer les relances auprès des assurés et des cabinets d'expertise. Participer au bon déroulement des réparations en collaboration avec les équipes. Missions complémentaires Participer au maintien de la propreté et du rangement des locaux (bureaux, atelier, sanitaires). Participer, si nécessaire, au nettoyage et au contrôle qualité des véhicules avant leur restitution Compétences et qualités requises Excellente présentation et sens du service client. Sourire, courtoisie, honnêteté et professionnalisme. Organisation, rigueur et autonomie. Bon relationnel et esprit d'équipe. Aisance avec les outils informatiques. Bonnes qualités téléphoniques. Permis B obligatoire. Mettre en forme des documents avant impression - Gérer un agenda - Respecter les règles de sécurité et d'accès au site - Adapter sa communication en fonction de son interlocuteur - Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Tenir un registre client / visiteur - Gérer le parking visiteurs - Mettre en place un système d'archivage et de classification - Méthode de classement et d'archivage - Modalités d'accueil - Techniques de communication - Techniques de numérisation - Techniques de prévention et de gestion de conflits - Règles et consignes de sécurité - Veille informationnelle - Système d'information et de communication - Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise...) Réactivité - Adaptabilité - Autonomie - Disponibilité - Faculté d'écoute - Organisation - Aisance relationnelle