Executive Assistant des co-CEO F/H - Saint Eynard Capital Partners

Véritable bras droit organisationnel des dirigeants, vous jouez un rôle central dans la coordination de leurs activités et dans la gestion administrative, juridique et opérationnelle de nos sociétés. Au-delà d'un rôle classique d'assistanat, vous contribuez à fluidifier l'exécution des projets, à structurer les priorités et à simplifier le quotidien des dirigeants. Vous êtes un point de contact de confiance pour nos partenaires, conseils, investisseurs, prestataires et équipes. Ce poste offre une exposition directe à des sujets variés liés à l'investissement, l'immobilier, la gouvernance d'entreprise et la gestion patrimoniale. Vos responsabilités Assistance de Direction des Co-PDG - Gestion proactive des agendas et des priorités des dirigeants - Organisation des réunions internes et externes - Préparation des dossiers, supports et éléments de décision - Gestion et suivi des courriers, emails et demandes diverses - Organisation des déplacements professionnels et personnels - Rédaction de comptes rendus, synthèses et notes de suivi - Anticipation des échéances et des besoins des dirigeants - Coordination des interlocuteurs internes et externes - Gestion de sujets personnels ou patrimoniaux confiés par les dirigeants Pilotage et suivi des priorités - Préparation et coordination des réunions stratégiques - Structuration des plans d'action issus des réunions - Suivi de l'avancement des décisions prises - Relance des parties prenantes concernées - Coordination de projets transverses confiés par les dirigeants - Production de synthèses permettant de faciliter la prise de décision - Contribution à l'amélioration continue de l'organisation des sociétés Coordination Administrative et Financière - Suivi administratif des différentes sociétés - Gestion documentaire et archivage - Émission et suivi de la facturation - Suivi des règlements et encaissements - Participation à la tenue administrative et comptable des sociétés via Pennylane - Coordination avec les experts-comptables et partenaires financiers - Mise à jour des tableaux de bord et reportings - Préparation des éléments nécessaires aux prises de décision des dirigeants Gestion Immobilière et Patrimoniale - Suivi administratif des actifs immobiliers - Relation avec les locataires, prestataires et partenaires - Gestion des loyers, quittances et échéances - Suivi des contrats et assurances - Coordination des interventions et travaux lorsque nécessaire - Participation au suivi des investissements patrimoniaux Support Juridique et Gouvernance - Organisation et préparation des assemblées générales - Suivi des formalités juridiques courantes - Mise à jour des registres et documents sociaux - Coordination avec les avocats, notaires et conseils - Veille au respect des obligations administratives et réglementaires - Suivi des échéances de gouvernance des sociétés Outils, IA et amélioration continue - Utilisation des outils numériques et d'intelligence artificielle pour améliorer l'efficacité du poste - Participation à l'automatisation progressive des processus administratifs - Recherche de solutions permettant de gagner en productivité et en qualité d'exécution - Contribution à la structuration des outils et méthodes de travail de la holding Ce que nous offrons - Une proximité directe avec les dirigeants - Une exposition à des sujets stratégiques variés - Une grande autonomie dans l'organisation du poste - Un environnement entrepreneurial stimulant - Une forte courbe d'apprentissage - La possibilité d'évoluer progressivement vers un rôle élargi de Chief of Staff- Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) - Expérience de 5 à 10 ans minimum auprès de dirigeants, entrepreneurs, investisseurs ou structures patrimoniales - Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités - Très forte autonomie et sens des responsabilités - Grande discrétion et sens de la confidentialité - Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles - Forte capacité de synthèse - Goût pour les environnements exigeants et en forte croissance - Intérêt pour les sujets liés à l'investissement, l'immobilier, l'entrepreneuriat et la gouvernance - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs - Sensibilité aux outils IA et à l'automatisation - Anglais professionnel Une expérience au sein d'un family office, d'une holding patrimoniale, d'un cabinet de conseil, d'un fonds d'investissement ou auprès de dirigeants entrepreneurs serait particulièrement appréciée.