Assistante de Direction Générale et des Elu·e.S - Mairie de Montfort sur Meu H/F

Détail du poste Montfort-sur-Meu, ville dynamique de près de 7 000 habitants, recrute un.e Assistant.e de Direction Générale et des Élu.e.s.. La Ville assume son rôle moteur au sein de l'intercommunalité, avec plus de 3 000 scolaires (de l'école maternelle au lycée), une gare TER, une gendarmerie, un fort taux d'équipements culturels et sportifs dont une piscine, un cinéma, une médiathèque, deux salles de spectacles, un multi-accueil... Placée sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, l'agent aura notamment en charge : - Le Secrétariat général du Maire, des élus et de la Direction Générale - La préparation et gestion du Conseil Municipal et des Instances Préparer et organiser le Conseil Municipal, ainsi que les instances, en lien avec les services : - Définir les calendriers et veiller au respect des délais - Collecter les sujets et établir les ordres du jour - Transmettre les convocations - Préparer les documents (note de synthèse, fonds de dossier...) et support de diffusion - Organiser la logistique (salle, vidéo-projection, reproduction...) - Gérer la télétransmission des actes en Préfecture (délibérations, décisions, arrêtés...) - Assurer le suivi administratif (procès-verbal, compte-rendu...) Assurer le secrétariat général du Maire et du Directeur Général des Services : - Organiser et coordonner les agendas (prise de rendez-vous, rappel des calendriers, organisation des déplacements...) - Réaliser les travaux de bureautique (rapports, courriers, tableaux de suivi, documents de présentation, classement, archivage...) - Assurer l'accueil téléphonique et physique (renseignement des interlocuteurs, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriels...) - Préparer et organiser des réunions (réservation de salles, rédaction d'ordres du jour, préparation des dossiers, prise de notes, rédaction de comptes rendus...) - Diffuser la documentation et les informations issues de la Direction Générales - Gérer la formation des élu.es (budget, inscriptions, attestations...) - Gérer les réservations de salle pour les élus et la Direction Générale Suivi de projets transversaux en lien avec la Direction Générale Participation au Comité de Direction (tous les lundis matin) Le profil recherché SAVOIR :- Bonne connaissance de l'environnement de la FPT et des collectivités territoriales- Maîtrise du fonctionnement des instances et des processus décisionnels territoriaux- Sensibilité juridiqueSAVOIR-FAIRE :- Maîtrise des outils informatiques et des TIC- Connaissance des logiciels métiers (Mégalis, 3DOuest...)- Techniques de prise de note et de compte-renduSAVOIR-ÊTRE :- Organisation et rigueur- Gestion des priorités et Respect des délais- Discrétion et confidentialité- Qualités relationnelles et diplomatie- Qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse- Qualité d'expression orale- Autonomie et esprit d'initiative- Capacité d'anticipation et réactivitéCONTRAINTES ET SPÉCIFICITÉS :- Poste en lien direct avec les élus et le DGS- Poste transversal à forte confidentialité- Disponibilité en cas de nécessité de service (activation du Plan Communal de Sauvegarde, réunion exceptionnelle...)